BAB III Perencanaan

Untuk spesifikasi perangkat keras/komputer yang dibutuhkan pada sisi ... dan aktivitas pendukung dari kegiatan e-procurement seperti pengumuman lelang...

0 downloads 18 Views 443KB Size
BAB III PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT 3.1. Tinjauan Umum Perancangan sistem e-procurement akan duraikan secara lebih rinci dalam bab ini, yakni berupa tahapan proses pembuatan dari awal sampai akhir. Mulai dari analisa kebutuhan sistem e-procurement yang diadopsi dari proses pelelangan secara manual. Penentuan peran dan fungsi yang ada tanpa bertentangan dengan ketentuan yang berlaku. Kemudian penentuan alur aktivitas pada masing-masing tahapan proses pelelangan melalui flowchart / bagan alir. Dalam bab ini juga akan dijelaskan bagiamana seluruh rangkaian proses kegiatan pelelangan dilakukan secara on-line, terjadwal, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.2. Spesifikasi Sistem Yang Dibangun. Sistem e-procurement ini dibangun dalam bentuk web dengan bahasa pemrograman PHP dengan sistem server-side, sehingga seluruh program dieksekusi pada server, bukan pada client. Sistem ini juga memerlukan sebuah web server pada sisi server-nya (Apache Web Server) dan Mysql sebagai basis datanya. Karena sistem ini sepenuhnya on-line, maka hanya memerlukan web browser (seperti Internet Explorer atau Mozilla) pada sisi client-nya. Tanpa melakukan instalasi seperti pada desktop program yang harus melakukan instalasi terlebih dahulu. Untuk spesifikasi perangkat keras/komputer yang dibutuhkan pada sisi client tidak ada syarat yang khusus. Yang terpenting adalah komputer tersebut dapat digunakan untuk koneksi dengan internet.

62

INTERNET USER / PESERTA LELANG http http (Browser)

WWW - SERVER

(WWW)

-

Apache MySQL

RESOURCE ADMIN / PANITIA LELANG

(HTML Files) (Browser)

Gambar 3.1. Cara kerja program sistem berbasis web

3.3. Kebutuhan Sistem E-Procurement Dalam hal pengguna, sistem ini memerlukan adanya 4 jenis pengguna, yaitu : 1. Administrator Sistem 2. Panitia Lelang 3. Peserta Lelang 4. User

Dengan peran dan fungsi masing-masing jenis pengguna sebagai berikut : 1. Administrator Sistem Adminsitrator Sistem adalah peran yang tertinggi dalam struktur user di website e-procurement. Administrator juga bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas e-procurement. Baik aktivitas perangkat utama seperti input pengumuman, penentuan panitia lelang, status anggota/member website,

maupun aktivitas pendukung seperti input berita/informasi,

status perusahaan hitam dan sebagainya. Administrator juga mempunyai hak dalam meng-input, meng-edit, menghapus, serta melihat detail dari seluruh aktivitas di website e-procurement.

63

2. Panitia Lelang Panitia lelang adalah peran yang mempunyai fungsi tertinggi dalam pelaksanaan kegitan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang sedang diikuti. Panitia lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan e-procurement seperti input dan edit pengumuman lelang, upload dokumen, download dokumen penawaran, evaluasi dokumen, penentuan pemenang dan sebagainya. Panitia lelang juga dapat mengakses data-data peserta lelang, selama data-data tersebut berkaitan dengan kegiatan pelelangan yang sedang diikuti. Tetapi fungsi ini hanya sebatas pada melihat saja, tanpa melakukan fungsi input, edit, dan delete, serta aktivitas lain yang dapat berpengaruh terhadap perubahan data-data perusahaan.

3. Peserta Lelang Peserta lelang adalah peran yang mempunyai fungsi dalam mengikuti kegitan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang sedang diikuti. Peserta lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan e-procurement melihat detail pengumuman, pengambilan dokumen lelang dokumen, pengiriman pesan sanggahan dan sebagainya. Peserta lelang juga dapat mengakses area publik sebagai fasilitas tambahan untuk mendukung informasi pelaksanaan e-procurement.

4. User User adalah peran yang memiliki tingkatan paling rendah dalam mengakses e-procurement, user hanya dapat mengakses informasi publik dan aktivitas pendukung dari kegiatan e-procurement seperti pengumuman lelang, dan pengumuman pemenang lelang, dan informasi-informasi yang dapat dikonsumsi oleh publik tanpa melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.

64

Secara sederhana hak akses pengguna sistem e-procurement dapat digambarkan dalam gambar berikut ini. Star

Mengakses Area Publik

Login

Ya Peserta? Tidak Panitia?

Mengakses Area Peserta Ya

Tidak Admin?

Mengakses Area Panitia Ya

Tidak

Mengakses Area Admin Sistem

Exit

Gambar 3.2. Diagram ilustrasi wilayah akses sistem e-procurement

3.4. Perangkat Sistem E-Procurement 3.4.1. Perangkat Utama Sistem E-Procurement Perangkat utama sistem e-procurement adalah perangkat sistem yang menggambarkan aktivitas utama dalam kegiatan pelelangan. Aktivitas ini diadopsi dari kegiatan pelelangan secara manual sesuai dengan peraturan yang berlaku. Seperti pendaftaran peserta lelang, pengambilan dokumen lelang, pemasukan dokumen penawaran, dan sebagainya. Berikut ini adalah aktivitas yang menjadi perangkat utama dalam sistem e-procurement.

1. Pengumuman Lelang atau Pengumuman Pra Kualifikasi Proses pencarian informasi pengumuman pelelangan suatu proyek pekerjaan dilakukan tanpa harus login terlebih dahulu. Karena pengumuman pelelangan merupakan informasi yang dapat diakses oleh publik tanpa ada batasan status. Secara jelas dapat dijelaskan dalam flowchart berikut ini :

65

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pengumuman Lelang

Halaman Pelelangan Yang Diikuti

Halaman Input/Edit Pengumuman Lelang

Input Data-data Pengumuman Lelang Lihat Daftar Pengumuman Lelang

Proses Simpan Dokumen

Lihat Pengumuman Lelang Detail

Exit

Exit

Gambar 3.3. Aktifitas pengumuman lelang

2. Pendaftaran Peserta Lelang atau Pendaftaran Pra Kualifikasi Penyedia jasa dapat melakukan pendaftaran untuk melakukan proses lelang. Namun sebelum melakukan proses lelang, perusahaan penyedia jasa harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan dalam sistem atau sudah terdaftar menjadi member dari sistem e-procurement. Hal ini dilakukan agar perusahaan yang hendak mendaftar merupakan perusahaan yang sah secara hukum, serta untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan selama proses pelelangan.

66

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pendaftaran Peserta Lelang

Halaman Pelelangan Yang Diikuti

Input Data-Data Klasifikasi & Kualifikasi

Proses Simpan Data Perusahaan

Exit

Lihat Data Peserta Lelang

Proses Pengaktifan Peserta Lelang

Exit

Gambar 3.4. Aktifitas pendaftaran lelang

3. Pengambilan Dokumen Pra Kualifikasi Secara manual pengambilan dokumen lelang dilakukan ketika perusahaan melakukan proses pendaftaran lelang, namun karena proses validasi dari data-data perusahaan yang mendaftar tidak bisa dilakukan dalam satu waktu seperti yang terjadi jika pelelangan dilakukan secara manual. Maka pengambilan dokumen baru dapat dilakukan setelah panitia sah terdaftar sebagai peserta pra kualifikasi. Berikut ini merupakan ilustrasi proses pengambilan dokumen prakualifikasi.

67

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengambilan Dokumen Prakualifikasi)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Upload Dokumen Prakualifikasi)

Halaman Pengambilan Dokumen Prakualifikasi

Halaman Upload Dokumen Prakualifikasi

Upload Dokumen Pra Kualifikasi

Download Dokumen Pra Kualifikasi

Kirim Dokumen

Exit Simpan Dokumen

Exit

Gambar 3.5. Aktifitas pengambilan dokumen prakualifikasi

4. Pemasukan Dokumen Pra Kualifikasi Peserta lelang yang telah terdaftar dan telah melakukan proses pengambilan dokumen prakulifikasi kemudian melakukan pengisian data-data sesuai dengan petunjuk yang tercantum dalam dokumen prakualifikasi. Proses ini dilakukan secara manual artinya diluar sistem e-procurement. Dokumen prakualifikasi yang telah lengkap diisi oleh perusahaan peserta lelang kemudian dikirimkan ke panitia lelang dengan melakukan upload dokumen prakulifikasi pada halaman yang telah tersedia pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

68

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pemasukan Dokumen Prakualifikasi)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pembukaan Dokumen Prakualifikasi)

Halaman Pemasukan Dokumen Prakualifikasi

Halaman Pembukaan Dokumen Prakualifikasi

Upload Dokumen Pra Kualifikasi

Download Dokumen Pra Kualifikasi

Proses Kirim Dokumen

Exit Proses Simpan Dokumen

Exit

Gambar 3.6. Aktifitas pemasukan dokumen prakualifikasi

5. Evaluasi Pra Kualifikasi Dokumen prakualifikasi yang telah masuk kemudian di-download oleh panitia lelang untuk kemudian dilakukan proses evaluasi dokumen prakualifikasi secara

manual

dengan

melakukan

pengecekan

kelengkapan

dokumen

prakualifikasi diluar sistem e-procurement. Hasil evaluasi kemudian di-input kedalam formulir evaluasi dokumen prakualifikasi yang telah tesedia pada sistem e-procurement untuk kemudian ditentukan lolos tidaknya perusahaan peserta lelang dalam mengikuti tahapan lelang selanjutnya.

69

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Evaluasi Pra Kualifikasi)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Evaluasi Dokume Pra Kualifikasi)

Halaman Pengumuman Evaluasi Prakualifikasi

Halaman Pembukaan Dokumen Prakualifikasi

Input Evaluasi Dokumen Pra Kualifikasi

Lihat Pengumuman Evaluasi Pra Kualifikasi

Proses Simpan Dokumen

Exit Exit

Gambar 3.7. Aktifitas evaluasi prakualifikasi

6. Pengumuman Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi Peserta lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen prakualifikasi yang terdapat pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat diilustrasikan dalam flowchart di atas.

7. Masa Sanggah Hasil Evauasi Prakualifikasi Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi prakualifikasi yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan sanggahan dengan mengisi formulir isi pesan sanggahan yang ditujukan kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada halaman pengumuman sanggahan evaluasi prakulifikasi. Pesan 70

sanggahan yang telah terkirim kemudian dapat dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form pesan jawabana atas sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika ada perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap dokumen prakualifikasi untuk kemudian ditentukan peserta lelang yang lolos tahap pra kualifikasi.

71

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Hasil Evaluasi Prakualifikasi)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Hasil Evaluasi Prakualifikasi)

Halaman Pengumuman Evaluasi Prakualifikasi

Halaman Pengumuman Evaluasi Prakualifikasi

Lihat Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi

Lihat Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi

Tidak

Sanggah? Ya Input Pesan Sanggahan

Proses Kirim Sanggahan

Lihat Pengumuman Daftar Sanggahan

Jawab?

Tidak

Ya Input Pesan Jawaban Sanggahan

Lihat Pengumuman Daftar Sanggahan

Exit

Proses Kirim Jawaban

Exit

Gambar 3.8. Aktifitas masa sanggah pra kualifikasi

72

8. Penetapan Peserta Lolos Tahap PraKualifikasi dan Undangan Peserta Lelang Peserta yang lolos tahap prakualifikasi akan memperoleh undangan berupa pengumuman dari panitia maupun surat yang dikirimkan melalui media internet (e-mail). Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Peserta Lolos Tahap Pra Kualifikasi)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Evaluasi Peserta Lolos Tahap Pra Kualifikasi)

Halaman Pengumuman Undangan Peserta

Halaman Evaluasi Peserta Lolos PraKualif

Input Evaluasi Peserta Lolos Tahap Pra Kualifikasi

Lihat Pengumuman Undangan Peserta Lelang

Proses Simpan

Exit Exit

Gambar 3.9. Aktifitas Pembuatan undangan peserta lelang

9. Pengambilan Dokumen Lelang Perusahaan peserta lelang (perusahaan yang mendapat undangan dari panitia) dapat mengambil dokumen lelang dengan men-download dokumen lelang yang telah tersedia pada halaman pengambilan dokumen lelang.

73

10. Aanwizing Proses aanwizing untuk proyek pengadaan jasa konstruksi masih dilakukan secara manual dengan mengadakan tatap muka secara langsung. Proses ini belum bisa dilakukan secara on-line karena banyak hal-hal yang belum bisa dilakukan secara on-line seperti peninjauan lokasi proyek, penjelasan detail tentang spesifikasi/ metode kerja, maupun hal-hal lain yang belum dilakukan secara on-line. Namun, sistem e-procurement ini dapat menampilkan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan Aanwizing seperti berita acara dan rekaman seluruh pelaksanaan kegiatan aanwiziang.

11. Pemasukan Dokumen Penawaran Dokumen lelang yang telah dilengkapi oleh perusahaan peserta lelang kemudian dikirim ke panitia lelang dengan melakukan upload dokumen lelang pada halaman yang telah tersedia pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

74

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengambilan Dokumen Lelang)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Upload Dokumen Lelang)

Halaman Pengambilan Dokumen Lelang

Halaman Upload Dokumen Lelang

Upload Dokumen Lelang

Download Dokumen Lelang

Kirim Dokumen

Exit Simpan Dokumen

Exit

Gambar 3.10. Aktifitas upload dan download dokumen lelang

12. Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap selanjutnya adalah panitia melakukan pembukaan penawaran baik berupa dokumen kelengkapan administrasi dan teknis maupun dokumen lain yang sesuai dengan ketentuan dokumen lelang. Pembukaan ini dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati oleh panitia lelang. Dan waktu pembukaan sudah secara tersistem dapat secara otomatis pada sistem e-procurement.

75

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pemasukan Dokumen Penawaran)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pembukaan Dokumen Lelang)

Halaman Pemasukan Dokumen Penawaran

Halaman Pembukaan Dokumen Lelang

Upload Dokumen Penawaran

Download Dokumen Penawaran

Proses Kirim Dokumen

Exit Proses Simpan Dokumen

Exit

Gambar 3.11. Aktifitas upload dan download dokumen penawaran

13. Evaluasi Dokumen Penawaran / Peringkat Teknis Dokumen yang telah masuk kemudian dievaluasi baik dari kelengkapan administrasi, evaluasi nilai teknis, maupun evaluasi penawaran. Hasil evaluasi ini kemudia di-input kedalam halaman evaluasi yang telah tersedia pada sistem eprocurement. Sehingga peserta lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen penawaran pada halaman yang telah disediakan.

76

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Evaluasi Dokumen Penawaran)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Evaluasi Dokumen Penawaran Lelang)

Halaman Pengumuman Peringkat Nilai Teknis

Halaman Evaluasi Nilai Teknis

Input Evaluasi Peringkat Nilai Teknis

Lihat Pengumuman Peringkat Nilai Teknis

Proses Simpan

Exit Exit

Gambar 3.12. Aktifitas evaluasi nilai teknis

14. Masa Sanggah Hasil Evauasi Peringkat Teknis Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi peringkat teknis yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan sanggahan dengan mengisi form isi pesan sanggahan yang ditujukan kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada halaman pengumuman sanggahan evaluasi peringkat teknis. Pesan sanggahan yang telah terkirim kemudian dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form jawaban sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika ada perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap dokumen teknis. 77

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Hasil Evaluasi Nilai Teknis)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Hasil Evaluasi Nilai Teknis)

Halaman Pengumuman Evaluasi Nilai Teknis

Halaman Pengumuman Evaluasi Nilai Teknis

Lihat Hasil Evaluasi Nilai Teknis

Lihat Hasil Evaluasi Nilai Teknis

Tidak

Sanggah? Ya Input Pesan Sanggahan

Proses Kirim Sanggahan

Lihat Pengumuman Daftar Sanggahan

Jawab?

Tidak

Ya Input Pesan Jawaban Sanggahan

Lihat Pengumuman Daftar Sanggahan

Exit

Proses Kirim Jawaban

Exit

Gambar 3.13. Aktifitas masa sanggah pasca evaluasi peringkat teknis

78

15. Evaluasi Nilai Penawaran Panitia lelang kemudian melakukan evaluasi terhadap nilai penawaran yang diajukan oleh peserta lelang. Panitia dan peserta dapat melihat hasil evaluasi Nilai Penawaran. Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Evaluasi Nilai Penawaran)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Evaluasi Nilai Penawaran)

Halaman Pengumuman Nilai Penawaran

Halaman Evaluasi Nilai Penawaran

Input Evaluasi Nilai Penawaran

Lihat Pengumuman Nilai Penawaran

Proses Simpan

Exit Exit

Gambar 3.14. Aktifitas evaluasi nilai penawaran

16. Evaluasi Peringkat Pemenang Lelang Dari hasil evaluasi teknis dan harga penawaran, panitia dapat memutuskan peringkat pemenang. Penentuan pemenang diputuskan secara manual melalui rapat panitia lelang untuk kemudian dapat ditentukan peringkat pemenag. Hasil penetapan pemenang kemudain diiput pada halaman evaluasi penetapn pemenang lelang. Peringkat pertama akan ditetapkan sebagai pemenang, sedangkan 79

peringkat kedua akan menjadi pemenang cadangan. Panitia juga kemudian menentukan jadwal masa sanggah penetapan pemenang pada form yang telah ditentukan. Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Penetapan Pemenang Lelang)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Evaluasi Peringkat Pemenang)

Halaman Penetapan Pemenang Lelang

Halaman Evaluasi Peringkat Pemenang

Input Evaluasi Pemenang Lelang

Lihat Penetapan Pemenang Lelang

Proses Simpan

Exit Exit

Gambar 3.15. Aktifitas evaluasi peringkat pemenang

17. Sanggahan Penetapan Pemenang Lelang Dari hasil pengumuman hasil penetapan pemenang, peserta dapat mengajukan sanggahan atas hasil penetapan pemenang dengan mengirimkan pesan sanggahan kepada pantita lelang. Panitia kemudian memberikan jawaban atas sanggahan dari peserta lelang dengan mengirimkan pesan kepada peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat daftar pesan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan penetapan pemenang.

80

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Penetapan Pemenang Lelang)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Penetapan Pemenang Lelang)

Halaman Penetapan Pemenang Lelang

Halaman Penetapan Pemenang Lelang

Lihat Penetapan Pemenang Lelang

Lihat Penetapan Pemenang Lelang

Tidak

Sanggah? Ya Input Pesan Sanggahan

Proses Kirim Sanggahan

Lihat Pengumuman Daftar Sanggahan

Jawab?

Tidak

Ya Input Pesan Jawaban Sanggahan

Lihat Pengumuman Daftar Sanggahan

Exit

Proses Kirim Jawaban

Exit

Gambar 3.16. Aktifitas masa sanggah penetapan pemenang lelang

81

18. Pengumuman Pemenang Lelang Jika ada perubahan penetapan pemenang lelang pada masa sanggah, maka panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap penetapan pemenang. Namun, jika tidak ada maka peserta yang medapatkan peringkat pertama secara otomatis akan menjadi pemenang lelang. Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Pengumuman Pemenang Lelang)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Evaluasi Pemenang Lelang)

Halaman Pengumuman Pemenang Lelang

Halaman Evaluasi Pemenang Lelang

Input Evaluasi Pemenang Lelang

Lihat Pengumuman Pemenang Lelang

Proses Simpan

Exit Exit

Gambar 3.17. Aktifitas pengumuman pemenang lelang

19. Penunjukkan Pemenang Lelang Pemenang lelang akan mendapatkan surat penunjukkan pemenang lelang yang akan diumumkan kepada publik, maupun surat yang dikirim melalui e-mail. Surat penunjukkan ini sebagai bukti bahwa perusahaan pemenang lelang dapat melakukan kontrak kerjasama dengan pemilik / owner proyek. 82

Area Peserta

Area Panitia

Start

Start

Login Peserta (Username & Password)

Login Panitia (Username & Password)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Penunjukkan Pemenang Lelang)

Halaman Pelelangan Yang Diikuti (Progress : Input Penunjukkan Pemenang Lelang)

Halaman Penunjukkan Pemenang Lelang

Halaman Input SK Penunjukkan Pemenang

Input No. dan Tgl. SK Penunjukkan Pemenang

Lihat Penunjukkan Pemenang Lelang

Proses Simpan

Exit Exit

Gambar 3.18. Aktifitas penunjukkan pemenang lelang

3.4.2. Perangkat Pendukung Sistem E-procurement Untuk mendukung sistem e-procurement disediakan fasilitas-fasilitas yang dapat mendukung pelaksanaan sistem e-procurement. Fasilitas ini tidak diatur dalam peraturan pelelangan, namun dengan fasilitas ini pengguna sistem baik peserta maupun panitia lelang dapat memperoleh informasi tambahan yang dapat menjadikan pelaksanaan e-procurement dapat berjalan dengan baik.

1. Berita / Informasi Berita digunakan sebagai fasilitas bagi pengguna website baik oleh administrator, panitia lelang, peserta lelang, ataupun user publik. Berita sangat penting untuk mensosialisasikan informasi baik berupa peraturan-peraturan, 83

maupun permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem eprocurement.

2. Pencarian Pengumuman Lelang Pencarian pengumuman merupakan fasilitas bagi pengguna sitem eprocurement untuk mempermudah dalam pencarian proyek pelelangan. Fasilitas ini akan sangat membantu ketika pelelangan yang dilakukan pada sistem eprocurement cukup banyak sehingga pengguna website dapat mudah mencari pengumuman sesuai dengan kriteria atau kategori yang diinginkan.

3. Registrasi Perusahaan Perusahaan yang hendak mengikuti proses pelelangan melalui sistem eprocurement harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena proses pelelangan e-procurement dilakukan pada area perusahaan, bukan area publik. Fasilitas ini juga digunakan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dan mengganggu proses pelelangan e-procurement. Area Publik

Area Admin

Start

Start

Halaman Registrasi Member e-procurement

Login Admin (Username & Password)

Input Data-Data Perusahaan

Halaman Member E-Procurement

Proses Simpan Data Perusahaan

Lihat Data Member

Exit

Proses Pengaktifan Member E-Procurement

Exit

Gambar 3.19. Aktifitas registrasi perusahaan

84

4. E-mail E-mail digunakan sebagai sarana komunikasi antar pengguna sistem eprocurement. Dengan adanya e-mail ini, proses komunikasi dan transfer informasi tidak harus dilakukan dengan proses tatap muka.

5. Bantuan Bantuan dipergunakan bagi pengguna sistem e-procurement terutama user publik dan peserta lelang, apabila ingin mendapatkan petunjuk / mekanisme dalam melakukan pelelangan secara on-line melalui e-procurement. Bantuan berupa flowchart yang menggambarkan tentang proses pelelangan pada sistem eprocurement. 6. Lupa dan Ganti Password Fasilitas lupa dan ganti password digunakan apabila pengguna sistem eprocurement lupa atau ingin mengganti password. Password merupakan variabel yang sangat penting terutama dalam mengakses setiap kegiatan e-procurement. Password juga merupakan alat keamanan yang harus dijaga secara hati-hati oleh pengguna sistem e-procurement baik oleh peserta lelang, panitia lelang, terutama administrator sistem yang merupakan pengguna sistem e-procurement yang paling tinggi dan memegang kendali terhadap seluruh data website. 7. Profil Perusahaan Profil perusahaan adalah fasilitas yang digunakan sebagai identitas terhadap data-data perusahaan. Profil perusahaan juga sangat berguna bagi pelaksanaan pelelangan terutama bagi panitia yang hendak mengetahui data-data tentang perusahaan, baik itu track record, sertifikasi, klasifikasi, kualifikasi, serta data-data perusahaan lainnya. Perusahaan peserta lelang dapat melakukan proses editing terhadap data-data perusahaan jika terjadi kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas perusahaan.

85

8. Profil Panitia Profil panitia ditujukan agar pengguna sistem e-procurement dapat mengetahui profil sturktur panitia lelang. Perusahaan peserta lelang dapat melakukan proses editing terhadap data-data panitia jika terjadi kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas panitia lelang.

9. Blacklist Perusahaan Blacklist perusahaan disediakan sebagai sarana untuk mensosialisasikan perusahaan hitam kepada pengguna sistem e-procurement. Sehingga perusahaan hitam tidak dapat mengikuti proses pelelangan selama jangka waktu blacklist masih berlangsung.

86