BAGIAN-BAGIAN SURAT FUNGSI BAGIAN-BAGIAN SURAT

dengan yang tercantum di kop surat, atau surat ditulis di (2) kertas polos (tidak berkop) •Wajib didahului dengan nama kota jika kop surat hanya berup...

0 downloads 42 Views 519KB Size
BAGIAN-BAGIAN SURAT & FUNGSI BAGIAN-BAGIAN SURAT Oleh: Pandit Isbianti, M.Pd.

(1) KEPALA SURAT Resmi menunjukkan wakil organisasi

FUNGSI

Sebagai alat promosi perusahaan

Mengetahui nama & alamat organisasi

(1) KEPALA SURAT INFORMASI YANG DIMUAT

Nomor Nama & telepon, alamat fax, email, organisasi dll

Bidang usaha

Nama dan Alamat Kantor Cabang

Nama Bank

Logo Organisasi

Slogan

Nama organisasi Induk (Untuk Organisasi Pemerinta h)

(1) KEPALA SURAT

(2) NOMOR SURAT Memudahkan penunjukan pada saat mengadakan hubungan surat menyurat Memudahkan penyimpanan & pencarian kembali arsip

Mengetahui jumlah surat keluar pada periode tertentu.

(2) NOMOR SURAT No urut agenda keluar Dll (sesuai kebutuhan organisasi)

Kode tahun

Kode pokok masalah

KOMPONEN NO SURAT

Kode bulan

Kode kantor cabang

Kode sub pokok masalah

(2) NOMOR SURAT 17 / III / 07 Kode no. Urut agenda keluar Kode Bulan Kode Tahun

(2) NOMOR SURAT 7 / Jkt / P-1 / III / 07 Kode no. Urut agenda keluar Kode Kantor Cabang Kode Pokok Masalah/ Sub Pokok Masalah Kode Bulan

Kode Tahun

(2) NOMOR SURAT

SURAT BERPERIHAL

Di bawah kepala surat

SURAT BERJUDUL

Di bawah judul surat

(3) TANGGAL SURAT Berfungsi untuk menginformasikan tanggal pembuatan surat.

(3) TANGGAL SURAT

(1)

• Tidak diawali dengan nama KOTA jika pada kop surat sudah memuat nama kota.

(2)

• Dapat didahului nama kota jika surat ditulis dilain kota dengan yang tercantum di kop surat, atau surat ditulis di kertas polos (tidak berkop)

(3)

• Wajib didahului dengan nama kota jika kop surat hanya berupa nama & logo organisasi (menginfokan kantor cabang pembuat surat).

(4)

• Dapat didahului dengan nama kota jika tanggal surat ditulis dibawah tubuh surat untuk memberikan kesan tegas.

(5)

• Tanggal, bulan, dan tahun ditulis lengkap tanpa diakhiri dengan tanda titik.

(3) TANGGAL SURAT Di bawah kepala surat sebelah kiri

Full Block Style

Block style

Semi block style PENEMPATAN TANGGAL SURAT

Di bawah kepala surat sebelah kanan

Hanging par. Style Indented style

Official Di bawah tubuh surat

Surat berjudul

(4) LAMPIRAN

SYARAT LAMPIRAN • Surat disertai dengan dokumen lain

FUNGSI • Mengetahui ada & tidaknya dokumen/lampir an yang disertakan

SUBSTANSI • Jumlah yang dilampirkan • Jenis yang dilampirkan

(4) LAMPIRAN KETENTUAN PENULISAN Jika yang dilampirkan sejenis

Sebut jumlah diikuti jenis

Jika yang dilampirkan berbagai jenis

Sebut 1 bendel atau 1 berkas

(4) LAMPIRAN

DI BAWAH KOP SURAT

Satu blok dengan nomor surat & perihal

DI BAWAH BODI SURAT

Di bawah tembusan (hanya jika lampiran perlu pemerincian)

PELETAKAN LAMPIRAN

(5) HAL SURAT

FUNGSI • Mengetahui pokok masalah sebelum membaca keseluruhan isi surat • Membantu petugas dalam mensortir surat

(5) HAL SURAT

PELETAKAN HAL SURAT

Menjadi satu dengan nomor & lampiran

Di bawah alamat/tujuan surat, di atas salam pembuka (ditulis menjorok ke kanan)

Di bawah salam pembuka, di atas kalimat pembuka surat (ditulis menjorok ke kanan)

(6) ALAMAT TUJUAN SURAT ALAMAT LUAR

Petunjuk bagi petugas pos dalam menyampaikan surat Alat petunjuk langsung bagi penerima

BERDASARKAN LETAKNYA

ALAMAT DALAM

Sebagai petunjuk bagi petugas kearsipan Sebagai alamat surat bila menggunakan amplop surat berjendela

(6) ALAMAT TUJUAN SURAT ALAMAT BIASA

BERDASARKAN CARA PENGIRIMAN

ALAMAT PO BOX

ALAMAT EMAIL

(6) ALAMAT TUJUAN SURAT DITUJUKAN PADA PERORANGAN

DITUJUKAN PADA JABATAN

MENGGUNAKAN ALAMAT ORANG LAIN

MENUNJUK NAMA ORGANISASI

MENUNJUK LANGSUNG BAGIAN YANG DITUJU

Yth. Sdr. Cahyo Nugroho Jl. Pierre Tendean 15 Yogyakarta 55281

Yth. Bupati Sleman Jl. Parasamya 18 Sleman Yogyakarta 55323

Yth. Agum Ragumelar d.a. Sdr. Agus Melaszna Jl. Godeana no 50 Yogyakarta 33322

Toko Emas Petruk Jl. Kyai Mojo 17 Yogyakarta 22222

Yth. Rektor Universitas Tiga Sakti u.p/c.q Wakil Rektor II Kompleks Karangrayung 56 Semarang, 66677

u.p : untuk perhatian c.q : cassu quo (dalam hal ini)

(7) SALAM PEMBUKA Membuka pembicaraan

Memberikan rasa hormat

Memberikan rasa keakraban

(7) SALAM PEMBUKA TATACARA PENULISAN BERDIRI SENDIRI

Dengan hormat Salam sejahtera Assalamu’alaikum wr.wb. Merdeka Salam sehat

MELEBUR KE DALAM ALINEA PEMBUKA SURAT

Dengan hormat kami beritahukan bahwa.... Dengan hormat kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir ..dalam acara.... Diberitahukan dengan hormat bahwa....

(8) ISI/TUBUH SURAT

Menyampaikan isi/maksud surat

(8) ISI/TUBUH SURAT BAGIAN

FUNGSI

CARA PENULISAN

ALINEA PEMBUKA

Mengantarkan pada Merujuk pada surat isi surat yang pernah ada

CONTOH  sehubungan dengan surat saudara .....no 6/VI/2016 tanggal 4 Juni 2016 .....tentang.... Berdasarkan Keputusan Rektor no ....5/VII/2016 tanggal 2 Juli 2016 ....tentang pengaktifan kembali, maka ....

Menyatakan alasan/Tujuan mengirim surat

 Dalam rangka memperingati hari ...olahraga nasional (HAORNAS)....  Mengingat masih banyaknya ...Bapak/Ibu yang belum mengisi ...LHKN, maka....  Sehubungan dengan penunjukan ...Jurusan AP sebagai host dalam acara ...Dies Natalis FIP tahun 2017, maka....

Langsung Menyampaikan maksud

 Diberitahukan dengan hormat ....bahwa...  Diumumkan kepada seluruh

(8) ISI/TUBUH SURAT BAGIAN

FUNGSI

CARA PENULISAN

ALINEA INTI

Memuat pokok soal DEDUKTIF yang hendak dimaksudkan

CONTOH

 Mengingat akan segera berakhirnya semester gasal 2016, maka dengan ini kami mengingatkan Bapak/Ibu Dosen untuk mempersiapkan soal ujian akhir semester. Berkenaan dengan tugas short course di Adelaide University, maka kuliah Ibu Rahmania Utari minggu ini ditiadakan.

INDUKTIF

 Dengan ini diberitahukan kepada Bapak/Ibu Dosen untuk segera mempersiapkan soal ujian akhir semester seiring dengan akan segera berakhirnya masa kuliah semester gasal tahun ajaran 2016.  Diberitahukan kepada seluruh

(8) ISI/TUBUH SURAT BAGIAN

FUNGSI

CARA PENULISAN

ALINEA INTI

Memuat pokok soal BERDIRI SENDIRI yang hendak dimaksudkan

CONTOH Untuk meningkatkan kemampuan praktik kearsipan bagi para mahasiswa, kami mengadakan kegiatan field trip di BPAD DIY. Sehubungan dengan hal tersebut, mahasiswa diminta untuk membayar iuran sebesar Rp. 5.000 sebagai ganti biaya transportasi.

BERGABUNG DENGAN ALINEA PEMBUKA

Berkenaan dengan dilakukannya pengembangan ruang laboratorium komputer jurusan AP, maka kuliah TIK Manajemen Pendidikan untuk sementara dapat menggunakan Laboratorium Komputer Jurusan TP yang berada di Lantai II Gedung utama FIP UNY sampai ada pemberitahuan lebih lanjut.

(8) ISI/TUBUH SURAT BAGIAN

FUNGSI

CARA PENULISAN

ALINEA PENUTUP

Menutup Ucapan terimakasih Atas dikabulkannya permohonan ini pembicaraan dalam saya ucapkan terimakasih. surat

Harapan

CONTOH

Besar harapan kami untuk terus bekerjasama dengan Bapak.

Ucapan terimakasih Besar harapan kami atas & harapan dikabulkannya permohonan ini. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terimakasih.

(9) SALAM PENUTUP Sama seperti salam pembuka,berfungsi untuk memberikan rasa hormat dan keakraban Agar tidak berlebihan, salam pembuka dan penutup dapat digunakan salah satu. Contoh: hormat kami, wassalamu’alaikum wr wb, Wasalam, dll

(10) NAMA ORGANISASI Dituliskan di bawah salam penutup surat

Namun jika NO sudah tercantum dalam kop surat, maka untuk pertimbangan efisiensi NO tidak perlu ditulis lagi di bawah salam penutup

NO hanya dapat ditulis lagi jika ada pertimbangan khusus. Misalnya: untuk promosi.

(11) JABATAN PENANDATANGAN SURAT

KETENTUAN DALAM PENANDATANGANAN 1 FUNGSI KECENDERUNGAN LETAK Untuk mengetahui Instansi Negeri Dibawah salam jabatan (pemerintah) penutup, di atas penandatangan tandatangan surat atau pihak Instansi swasta Di bawah nama yang terang bertanggungjawab terhadap isi surat

(11) JABATAN PENANDATANGAN SURAT KETENTUAN DALAM PENANDATANGANAN 2 KETERANGAN CONTOH Ditandatangani oleh pucuk pimpinan

Rektor Ttd

Nama terang NIP Ditandatangani oleh pejabat satu tingkat di bawah pucuk pimpinan

a.n. Rektor Wakil Rektor I Ttd Nama Terang NIP

(11) JABATAN PENANDATANGAN SURAT KETENTUAN DALAM PENANDATANGANAN 2 KETERANGAN Ditandatangani oleh pejabat dua tingkat di bawah pucuk pimpinan

CONTOH a.n. Rektor Wakil Rektor I u.b. Kepala Biro Administrasi Umum Ttd Nama Terang NIP

Ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan

Hormat kami, Manajer Pemasaran Ttd

Nama Terang Ditandatangani oleh pihak yang diberi kuasa

Hormat Kami p.p. PT Makmur Jaya Ttd Ray Sahetapy, S.H. Pengacara

(12) TANDATANGAN & CAP SURAT Berfungsi untuk memberikan kesan resmi dikeluarkan oleh suatu organisasi Bentuk cap bulat untuk instansi pemerinta, dan non bulat untuk swasta Tandatangan pembuat surat berada di sebelah kiri surat jika penandatangan surat lebih dari satu.

(13) TEMBUSAN/CARBON COPY (CC) Berfungsi untuk mengatahui kepada siapa saja surat disampaikan Jika surat ditembuskan kepada banyak pihak maka diurutkan sesuai dengan tingkatannya Jika tembusan kepada pihak ketiga tidak perlu diketahui oleh pihak penerima surat maka digunakan bilnd copy (BC) Tembusan pada bagian arsip tidak diperlukan

Penulisan tembusan tidak perlu menggunakan Yth.

(14) INISIAL Berfungsi untuk mengetahui pengonsep & pengetik surat

Bersifat tidak wajib cantum karena informasi hanya dipakai secara internal

Contoh: Dk/Ag

Penulisan inisial pengonsep ditulis terlebih dahulu dari pengetik

SELAMAT BELAJAR