Kemajuan

pelaksanaan ini, kakitangan akan memperoleh penyata gaji (pay slip) dan penyata pendapatan tahunan (EC Form) seperti kakitangan awam yang lain serta m...

2 downloads 36 Views 2MB Size
K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

Kemajuan

Pengurusan Perakaunan Dan Kewangan

17 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E W A N G A N

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

SISTEM PENGURUSAN KEWANGAN & PERAKAUNAN KERAJAAN PERSEKUTUAN (GFMAS)

Pasukan HRPAY sedang mengadakan taklimat untuk pengguna

tahun 2009 “Prosedur Pemprosesan Baucar dan Penyediaan Cek/Pindahan Dana Secara Elektronik/Electronic Fund Transfer (EFT) di Pejabat Perakaunan” telah dibuat dan dilaksanakan ke 36 Pejabat Perakaunan pada Mac 2009. Selain itu, penambahbaikan sistem ke atas proses bayaran pukal dengan iSign telah dilaksanakan ke 36 Pejabat Perakaunan pada Mac 2009. Sebanyak lima (5) agensi pukal telah berjaya dibuat pengujian dalam tahun 2009 iaitu :

Sistem GFMAS telah memasuki tahun keempat (4) semenjak ianya mula dilancarkan pada tahun 2006. Sepanjang tahun 2009, GFMAS telah mengalami banyak proses penambahbaikan dan pembaharuan supaya ianya sentiasa dapat memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan dengan mengambil kira keperluan semasa Perakaunan Kerajaan Persekutuan. Sejajar dengan perkembangan dan kemajuan dalam bidang infrastruktur dan teknologi, adalah amat penting bagi GFMAS untuk terus ditambah nilai agar ianya pada setiap masa dapat memenuhi kehendak semua pelanggan di samping tidak mengabaikan aspek keselamatan serta selari dengan kehendak prosedur perakaunan kerajaan. Komponen GFMAS yang merangkumi pelbagai modul perakaunan telah mengalami proses pembaharuan dan penambahbaikan yang ketara sejak ianya mula diperkenalkan.

a. Touch n Go b. Superkad Services Sdn Bhd c. Jabatan Bekalan Air Sabah d. Jabatan Bekalan Air Kedah e. Jabatan Bekalan Air Pahang Bagi Modul Accounts Receivable (AR), penambahbaikan ke atas penyata pemungut pembatalan EFT telah dilaksanakan ke 36 Pejabat Perakaunan pada Oktober 2009.

Bagi memantapkan penggunaan sistem GFMAS, pasukan General Ledger (GL) telah mengadakan kursus pemantapan operasi sistem GFMAS di Institut Perakaunan Negara (IPN) pada bulan Mac dan Julai 2009. Peserta kursus terdiri daripada pegawai-pegawai dari setiap Pejabat Perakaunan. Peserta kursus telah diberi penekanan antara lainnya mengenai tatacara penggunaan waran peruntukan, baucar jurnal, penutupan akhir tahun, laporan-laporan dan kod perakaunan. Bagi melicinkan proses penutupan akhir tahun di pejabat perakaunan pula, satu sesi taklimat tatacara penutupan akhir tahun telah diadakan oleh BPTM pada November 2009. Aktiviti ini telah banyak menyumbang kepada prestasi perjalanan sistem GFMAS. Selain itu, satu sesi taklimat bagi penghantaran data utama ke eSPKB kepada pegawai teknikal di pejabat perakaunan juga telah dibuat dalam bulan Disember 2009.

Bagi Human Resource Payment Module (HRPAY) pula, Pelaksanaan pembayaran gaji kakitangan bergaji hari melalui sistem HRPAY GFMAS telah dibuat mulai pembayaran gaji bulan Ogos 2009 di Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia Wilayah Persekutuan Putrajaya (JANMWPP) dan Kementerian Penerangan Komunikasi & Kebudayaan (KPKK). Antara kakitangan yang bergaji hari adalah seperti Pekerja Khidmat Singkat (PKS), Pekerja Sambilan, Kontrak Bergaji Hari, Artis Berjadual dan Artis Piecemeal. Sebelum ini, pembayaran gaji kakitangan tersebut dibuat menggunakan modul Baucar Bayaran Selain Kakitangan Tetap melalui sistem e-SPKB. Dengan pelaksanaan ini, kakitangan akan memperoleh penyata gaji (pay slip) dan penyata pendapatan tahunan (EC Form) seperti kakitangan awam yang lain serta menggalakkan penghantaran dan pengemaskinian transaksi secara atas talian. Pelaksanaan sistem ini akan diperluaskan ke Pejabat Perakaunan lain pada tahun 2010.

Bagi Modul Accounts Payable (AP) pula, penambahbaikan sistem ke atas proses ringkasan baucar bayaran selaras dengan Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 1

18 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

Modul Treasury Management (TM) pula merupakan aplikasi standard SAP sepenuhnya yang diguna pakai oleh Seksyen Pengurusan Dana, BPOPA untuk merekod sebarang aktiviti pelaburan jangka panjang atau pendek yang dilakukan oleh kerajaan Malaysia. Modul ini berupaya merekodkan aktiviti pembelian dan penjualan pelaburan / saham dan menyediakan laporan yang bersesuaian untuk menganalisis transaksi-transaksi yang dilakukan.

Selain itu, Integrasi HRMIS - HRPAY GFMAS bagi penghantaran borang perubahan gaji SG20 di Pejabat Perakaunan Jabatan Perdana Menteri telah dilaksanakan mulai pembayaran gaji bulan April 2009. Dengan pelaksanaan ini, maka Pusat Tanggungjawab (PTJ) tidak lagi perlu menyediakan hardcopy borang perubahan gaji SG20 untuk di serahkan ke Pejabat Perakaunan, sebaliknya membuat penghantaran Borang SG20 tersebut secara online dan terus diproses oleh Pejabat Perakaunan. Ini dapat mengelakkan masalah logistik dan kelewatan penghantaran borang tersebut serta menggalakkan penghantaran dan pengemaskinian transaksi secara atas talian.

TM terbahagi kepada dua submodul iaitu Pasaran Wang (Fixed-term deposit) dan Sekuriti. BPOPA bertanggungjawab membuat pelaburan bagi pihak kementerian-kementerian lain dengan merekodkan aktiviti pasaran wang sehingga mencapai tarikh matang. Bagi Sekuriti, BPOPA akan merekodkan transaksi pembelian saham yang dibuat oleh Bank Negara di atas persetujuan Kementerian Kewangan. Wang akan dilaburkan dalam pelbagai cabang sekuriti yang terdapat di pasaran saham tempatan dan asing. TM telah diguna pakai sejak tahun 2006 dan data-data pelaburan dan pembelian saham bagi tahun-tahun sebelumnya telah dibuat conversion ke sistem TM. Bagi tahun-tahun berikutnya, transaksi berkaitan pelaburan dan pembelian saham dikunci masuk terus ke dalam sistem sedia ada. Selain itu, proses penambahbaikan bagi memenuhi keperluan-keperluan proses kerja yang baru masih diteruskan.

Modul Government Loan Management Information System (GLOMIS) juga telah banyak mengalami penambahbaikan setelah mengambilkira pandangan pengguna. GLOMIS merupakan salah satu modul customize di GFMAS yang dibangunkan bertujuan untuk merekodkan transaksi-transaksi perakaunan yang berkaitan dengan pelaporan Akaun Pinjaman Disatukan dan Penyata Akaun Memorandum. GLOMIS membolehkan data berkaitan Pinjaman Dalam Negeri, Pinjaman Luar Negeri, Pinjaman Persekutuan dan Akaun Memorandum di input dan diproses bagi menjana dokumen kewangan yang berkaitan dan seterusnya menghasilkan output laporan operasi dan laporan Penyata Akaun Awam yang berkaitan secara automatik.

Sepanjang tahun 2009, unit Cash Management (CM) telah memantau penerimaan dan prosesan penyata bank di semua 35 Pejabat Perakaunan dan Ibu pejabat. Di samping itu, Unit CM juga turut bekerjasama dengan bank-bank utama dan bank agen bagi memastikan aspek teknikal berkaitan transaksi dan penyata bank bagi proses penyesuaian bank di pejabat perakaunan dapat diperkemaskan dari masa ke semasa dan berjalan lancar. Unit CM juga membuat pemantauan kepada isu log dan juga memberi penyelesaian kepada isu-isu yang dibangkitkan oleh pengguna melalui SOLMAN.

Modul ini hanya digunakan di Perbendaharaan Malaysia dan Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA). Kursus pemantapan operasi yang dilakukan setiap tahun juga buat masa ini hanya disasarkan kepada pengguna yang berkenaan sahaja. GLOMIS telah diguna pakai sejak tahun 2006 dan data-data pinjaman bagi tahun-tahun sebelumnya telah pun dimasukkan oleh pengguna. Bagi tahun-tahun berikutnya, transaksi berkaitan pinjaman terus diproses melalui GLOMIS. Selain itu, proses penambahbaikan bagi memenuhi keperluan-keperluan proses kerja yang baru masih diteruskan oleh Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM).

Bagi Modul Government Advances and Loans Monitoring System (GALMoS) pula, proses kemaskini akaun pinjaman kenderaan dan komputer telah berjaya diselesaikan sehingga bulan Disember 2009. Proses kemaskini ini melibatkan empat sumber data iaitu : a. potongan gaji dari proses integrasi modul HRPAY, b. kutipan melalui penyata pemungut dan bayaran balik melalui baucar dari integrasi Modul FI, c. kutipan potongan gaji dari sistem luar - UGAT; dan d. kutipan potongan gaji dari sistem luar - PDRM.

Sepanjang tahun 2008, BPTM telah menyenggarakan pendaftaran kod peminjam baru di sistem dan juga melakukan pengujian bagi memperbaiki laporan operasi dan laporan Penyata Akaun Awam berkaitan. Selain itu, BPTM juga membantu pengguna mengemaskini input data-data pinjaman dan juga menyelesaikan isu SOLMAN yang dibangkitkan.

Selain itu, faedah daripada Pinjaman Kenderaan bagi tahun 2006 hingga 2009 telah berjaya dipindahkan ke akaun hasil yang dipos secara elektronik terus ke FI melalui Modul GALMoS. Laporan Kedudukan Baki (Baki Akaun Lejar 19

L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

K E W A N G A N

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

Subsidiari) bagi Akaun Pinjaman Kenderaan dan Komputer juga telah berjaya dijana dalam Modul GALMoS dalam masa yang singkat iaitu daripada 6 hari kepada secara purata 5 minit bagi setiap akaun. Pasukan GALMoS turut berjaya melaksanakan Modul Pelarasan untuk tujuan melaraskan akaun gantung dan ianya telah dapat dibuat oleh pengguna mulai Disember 2009. Dengan adanya submodul pelarasan, akaun gantung 2006 bagi kenderaan dan komputer dijangka dapat dikurangkan dari masa ke semasa.

D A N

perlaksanaan proses kerja. Proses penghantaran idoc daripada Pejabat Perakaunan (PP) ke Ibu Pejabat (HO) berjalan seperti prosedur yang telah ditetapkan. Perkembangan yang dialami hanyalah dari segi penambahan PP iaitu Kementerian Pengajian Tinggi (KPT). Bermula pada bulan April 2009, pemantauan penghantaran idoc daripada KPT ke Ibu Pejabat dilakukan. Ini bagi memastikan semua idoc dari KPT telah sampai ke Ibu Pejabat. Proses pemantauan idoc dari semua PP dilakukan bertujuan untuk memastikan proses penghantaran dokumen kewangan dari semua pejabat perakaunan JANM sampai ke Ibu Pejabat supaya BPOPA boleh menutup akaun bulanan.

Sepanjang tahun 2009, Modul Application Linkage Enabler (ALE) tidak mengalami banyak perubahan dalam

Modul BW juga akan digunakan sebagai perkongsian strategik maklumat perakaunan dengan agensi-agensi seperti LHDN, Jabatan Perangkaan dan Bank Negara Malaysia. Usaha-usaha ini akan melibatkan aktiviti-aktiviti menaik taraf Modul BW ke versi yang terkini serta server baru yang berkapasiti tinggi.

Bagi Modul Business Warehouse (BW) pula, banyak penambahbaikan telah dilaksanakan untuk memastikan BW dapat berjalan dengan baik dan lancar. BW merupakan penyelesaian menyeluruh kepada satu pangkalan data, dengan mempunyai struktur yang lebih baik untuk tujuan laporan dan analisis. Ianya dapat membantu pengguna mengumpul data daripada kegiatan sistem R/3. BW mempunyai keistimewaan seperti pengumpulan data R/3 secara automatik, model konfigurasi maklumat dan laporan yang berkaitan R/3 serta kaedah-kaedah muat naik.

Sepanjang tahun 2009, sejumlah 7,959 aduan tentang masalah berkaitan sistem GFMAS telah diterima di dalam SOLMAN (Solution Manager) oleh Unit Helpdesk BPTM. Isu-isu SOLMAN yang diterima adalah dijeniskan kepada dua (2) iaitu isu Aplikasi dan isu Teknikal. Isu Aplikasi merangkumi semua masalah dalam aplikasi GFMAS yang terdiri daripada Modul Standard iaitu Modul GL, AP, AR, MM, CM, dan HR-PAY dan Modul Customized iaitu GALMoS, GLoMIS, GUMIS, GSMIS serta TR. Aplikasi GFMAS juga termasuk ALE, BW dan WebMethods. Isu Teknikal pula merangkumi masalah Hardware, Network, Security, Data Center, Isign, Backup dan BASIS. Pecahan terperinci aduan yang diterima di dalam SOLMAN berdasarkan bulan dan jenis isu boleh dirujuk dalam Jadual 1.

Sepanjang Tahun 2009, pasukan BW telah menjalankan perbincangan dan menyediakan kepada Pejabat Perakaunan Sabah dan Sarawak bagi menggunakan sistem BW. Dijangkakan pada tahun 2010 modul BW akan dapat dilaksanakan di Pejabat Perakaunan tersebut. Pasukan BW juga turut mengkaji serta mempertingkatkan laporan-laporan yang dijana oleh BPOPA dan Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS), di mana beberapa penambahbaikan di dalam persembahan pelaporan telah berjaya dibuat. Terdapat juga laporan baru yang dijana iaitu Laporan Projek Rangsangan Ekonomi 2 telah berjaya dibangunkan. Selain itu, penyediaan laporan pungutan hasil cukai untuk LHDN telah berjaya dibangunkan. Pengeluaran laporan kepada LHDN telah dapat dibuat mulai Oktober 2009.

Jadual 1 : Isu yang Diterima Melalui SOLMAN Mengikut Bulan bagi Tahun 2009 Bulan Januari Februari Mac April Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember Jumlah

Di bawah Rancangan Malaysia Ke-10 (RMK-10) 10, BW akan dijadikan sebagai suatu One Stop Reporting System dan Strategic Reporting System. Di mana ianya bukan sahaja menjalankan aktiviti-aktiviti menjana laporan, bahkan ianya berupaya mengumpul maklumat dan data-data yang lengkap serta menyeluruh, yang berkaitan dengan operasi perakaunan dari peringkat Pusat Tanggung Jawab (PTJ), PP ke Ibu Pejabat, di mana akhirnya berupaya menjana pelbagai laporan yang terkini serta berupaya menjana Laporan Penyata Akaun Awam.

Jumlah Isu 691 567 572 588 493 573 802 705 635 1,027 636 670 7,959

20 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

K E W A N G A N

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Isu Aplikasi 635 460 480 440 412 501 646 519 456 840 516 551 6,456

Isu Teknikal 56 107 92 148 81 72 156 186 179 187 120 119 1,503

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Carta 1 : Jumlah Isu SOLMAN Berdasarkan Bulan Terimaan bagi Tahun 2009 Merujuk Carta 1, bulan Oktober mencatat jumlah tertinggi isu diterima pada tahun 2009. Pada bulan ini aktiviti update support package SAP dilaksanakan di semua Pejabat Perakaunan. Aktiviti ini menyebabkan berlakunya sedikit gangguan ke atas sistem. Walau bagaimanapun semua isu berkaitan support package telah dapat diselesaikan dalam bulan yang sama. Sehubungan itu pada bulan November 2009, bilangan isu yang diterima kembali ke paras normal.

Carta 2 : KATEGORI ISU SOLMAN BAGI TAHUN 2009

Carta 2: Kategori Isu SOLMAN bagi Tahun 2009

Carta 2 menunjukkan perbandingan antara isu Aplikasi dan Teknikal. BPTM telah menetapkan bahawa setiap isu log akan diselesaikan bergantung kepada jenis priority masalah tersebut. Bagi masalah ‘Very High Priority’, ianya akan diselesaikan dalam tempoh 24 jam. ‘High Priority’ – 2 hari bekerja, ‘Medium’ – 5 hari bekerja dan ‘Low/Very Low’ – 7 hari bekerja. Namun begitu, tempoh masa akan berubah sekiranya masalah tersebut memerlukan kerjasama dan penyelesaian daripada pihak perunding bagi kes aplikasi dan pembekal bagi kes teknikal.

• 19% • Isu Teknikal

• 81% • Isu Aplikasi

Bagi Unit Hardware pula, antara aktiviti yang dilaksanakan adalah seperti berikut: a.

Projek Menaiktaraf Infrastruktur GFMAS di JANM Ibu Pejabat dan JANM WPP Projek menaiktaraf ini adalah meliputi pertambahan dan juga peningkatan kepada perkakasan yang sedia ada iaitu meliputi perkakasan server, storan, pencetak dan tape library. Projek ini perlu dilakukan kerana perkakasan yang sedia ada tidak dapat menampung beban kerja operasi GFMAS, laporan harian dijana terlalu lama, ruang storan yang terhad serta perkakasan sedia ada sering kali rosak. Kertas cadangan projek ini telah mendapat kelulusan dari JPICT Kementerian Kewangan dan JTICT Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) pada 15 Jun 2009. Pada 1 November 2009, projek ini telah dianugerahkan kepada vendor yang berjaya.

21 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

b.

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

c.

K E W A N G A N

Kebakaran, Security Access Door, Sistem Elektrikal dan Keperluan Sivil (Raised Floor dan Partition) di 25 cawangan JANM tidak termasuk Ibu Pejabat dan JMS. Perkakasan Pusat Data di JANM Ibu Pejabat disenggarakan oleh pihak penyenggara bangunan manakala di JMS disenggarakan oleh pihak kementerian masing-masing.

Projek penyenggaraan perkakasan dan perisian GFMAS Unit hardware terlibat secara langsung bagi memantau penyenggaraan semua perkakasan GFMAS di semua PP iaitu di Ibu Pejabat, JANM Cawangan, Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) dan Institut Perakaunan Negara (IPN).

Aktiviti PM Server GFMAS di JANM Ibu Pejabat

D A N

Semua perkakasan di Pusat Data adalah merupakan perkakasan penting berfungsi untuk menyokong perkakasan GFMAS seperti server, storan dan sebagainya yang berada di Pusat Data. Semua perkakasan di Pusat Data telah tamat tempoh waranti (perolehan tahun 2005) dan juga kerap bermasalah dan sekaligus mengganggu operasi harian GFMAS. Di dalam projek ini, penyenggaraan perkakasan meliputi aktiviti Preventive Maintenance (PM) penghawa dingin sebanyak 12 kali setahun dan PM perkakasan Pusat Data lain sebanyak 4 kali setahun. Aktiviti Remedial Maintenance (RM) dilakukan mengikut kerosakan yang berlaku.

Penyenggaraan perkakasan diperlukan memandangkan semua perkakasan telah tamat tempoh waranti dan perkakasan juga kerap bermasalah dan sekaligus mengganggu operasi harian GFMAS. Di dalam projek ini, penyenggaraan perkakasan meliputi aktiviti Preventive Maintenance (PM) di mana sebanyak 2 kali setahun dijalankan di setiap PP dan aktiviti Remedial Maintenance (RM) yang merupakan penyenggaraan mengikut kerosakan yang berlaku. Projek penyenggaraan Data Center Projek ini meliputi penyenggaraan bagi kesemua peralatan di Data Center seperti Sistem Penghawa Dingin, Uninterruptible Power Supply (UPS), Stabilizer, Genset, Sistem Pencegah

Aktiviti PM Penghawa Dingin di JANM Cawangan Melaka

d.

Perolehan penggantian 350 Komputer, 2 Server, 20 Notebook dan 168 Pencetak Projek ini merupakan projek perolehan sebanyak 350 Komputer, 2 Server, 20 Notebook dan 168 Pencetak bagi kegunaan di semua Pejabat Perakaunan termasuk IPN. Projek ini dilaksanakan secara eBidding pada 10 Julai 2009. Projek ini telah dianugerahkan kepada pembekal yang berjaya pada 30 Julai 2009. Pembekalan telah selesai pada Disember 2009 di semua lokasi Pejabat Perakaunan yang terlibat.

e.

Pelupusan perkakasan di BPTM Pelupusan meliputi pelupusan bagi 255 unit perkakasan ICT di BPTM. Kenyataan tawaran sebutharga pelupusan dibuka pada 8 Oktober 2009 dan ditutup pada 20 Oktober 2009. Pelupusan telah selesai dilakukan oleh kontraktor secara jualan sisa pada 30 November 2009.

Aktiviti PM Penghawa Dingin di JANM Cawangan Melaka

22 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

f.

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

Perpindahan Tinggi (KPT)

Kementerian

K E W A N G A N

Unit Hardware bertanggungjawab untuk memberi spesifikasi pembangunan Pusat Data dan menguruskan perolehan perkakasan Pusat Data meliputi Sistem Penghawa Dingin, Uninterruptible Power Supply (UPS), Stabilizer, Genset, Sistem Pencegah Kebakaran, Security Access Door, Sistem Elektrikal, Keperluan Sivil (Raised Floor dan Partition). Unit Hardware juga bertanggungjawab memberi khidmat nasihat bagi pembangunan Pusat Data bermula dari awal pembangunan sehingga KPT berpindah sepenuhnya.

Perpindahan JANM Cawangan Kedah ke bangunan baru JANM Cawangan Kedah telah berpindah pada 27 April 2009 di Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, Anak Bukit Kedah. Unit Hardware terlibat secara langsung bagi pembangunan Pusat Data baru di bangunan baru JANM Kedah. Unit Hardware bertanggungjawab untuk memberi spesifikasi Pusat Data dan perkakasan yang berkenaan serta memberi khidmat nasihat bagi pembangunan Pusat Data bermula dari awal pembangunan Pusat Data sehingga JANM Kedah berpindah sepenuhnya. Unit Hardware juga bertanggungjawab menguruskan aktiviti perpindahan semua perkakasan Pusat Data dan perkakasan GFMAS dari bangunan lama ke bangunan baru.

g.

D A N

Pengajian

Sejak pengasingan KPT dengan Kementerian Pelajaran pada Mei 2008, KPT telah berpindah ke bangunan baru di Blok E3, Parcel E Putrajaya pada 1 April 2009. Unit Hardware terlibat secara langsung bagi pembangunan Pusat Data baru di Blok E, KPT.

Bilik Pusat Data baru di JANM Cawangan Kedah di Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, Anak Bukit, Kedah.

SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN SECARA ELEKTRONIK (eSPKB) Status Pelaksanaan

Pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20 di eSPKB

Sehingga 31 Disember 2009, sebanyak 3,337 (96%) daripada 3,463 PTJ yang disasar dalam tahun 2009 telah melaksanakan eSPKB.

Modul Perubahan Gaji SG20 merupakan satu modul baru yang dibangunkan di dalam sistem eSPKB. Modul ini adalah bertujuan untuk melengkapkan proses pembayaran gaji kepada kakitangan bergaji hari secara online selaras dengan penambahbaikan yang dibuat oleh HRPAY di GFMAS. Pelaksanaan modul ini juga membolehkan Pejabat Perakaunan mengeluarkan slip gaji bagi kakitangan bergaji hari.

Perkembangan Pelaksanaan eSPKB Tahun 2009 berbanding Tahun 2008 Pelaksanaan eSPKB di Pusat-pusat Tanggungjawab (PTJ) telah menunjukkan peningkatan 391 PTJ iaitu 13.27%. Peningkatan ini adalah daripada 3,337 PTJ pada Tahun 2009 berbanding 2,946 PTJ pada Tahun 2008.

23 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Taklimat pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20 telah dilaksanakan di semua Pejabat Perakaunan pada bulan Oktober dan November 2009. Modul ini telah berjaya dilaksanakan oleh dua Pejabat Perakaunan sebagai perintis iaitu JANMWPP dan Kementerian Penerangan, Komunikasi dan Kebudayaan (KPKK). Taklimat pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20 di Pejabat Perakaunan adalah seperti di dalam Jadual 2. Penambahbaikan berikut telah dilaksanakan selaras dengan keperluan Modul Perubahan Gaji SG20 iaitu :a. Penambahan 4 kod pendapatan baru di modul DCS (3011, 3012, 0009, 0012) dan berjaya dikemas kini di modul DCS dan mula digunakan pada pembayaran gaji PKS bagi bulan Oktober 2009. b. Mewujudkan Laporan BV400 – Senarai Perubahan Gaji yang dikeluarkan dan dibangunkan di modul laporan pilihan eSPKB. c. Menambah baik skrin paparan Maklumat DCS mengikut IDD terkini selaras dengan penambahbaikan bagi Modul Perubahan Gaji dan 5 Kod DCS bagi Modul Perubahan Gaji telah diwujudkan.

Jadual 2 : Taklimat Pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20 Zon

Pejabat Perakaunan

Tempat

Tarikh

Tengah

JANWPP, MOH, KPT, Selangor, KDRM, KDN, MOA, MOI, KKR.

Bilik Latihan EGAG, Aras 6

22 & 23 Oktober 2009

Selatan

Melaka, Johor, Negeri Sembilan

JANM Melaka

26 Oktober 2009

Timur

Kelantan, Terengganu, Pahang

JANM Terengganu

27 Oktober 2009

Utara

Pulau Pinang, Kedah, Perlis, Perak

JANM Pulau Pinang

29 Oktober 2009

Sabah 1

Labuan, Kota Kinabalu, Keningau

JANM Kota Kinabalu

2 November 2009

Sabah 2

Sandakan, Tawau

JANM Tawau

3 November 2009

Sarawak 1

Miri, Limbang, Bintulu

JANM Miri

5 November 2009

Sarawak 2

Sibu, Sarikei, Kapit

JANM Sibu

9 November 2009

Sarawak 3

Kuching, Sri Aman

JANM Kuching

11 November 2009

24 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

Perluasan Penggunaan Unicenter Service Desk kepada Pusat Tanggungjawab

Pejabat Perakaunan

Pelaksanaan notifikasi pembayaran EFT melalui SMS dengan satu nombor tunggal iaitu 15888 (DAPAT) berjaya di dilaksanakan ke semua 36 Pejabat Perakaunan pada Mac 2009. Statistik penghantaran SMS adalah seperti Jadual 4. Jadual 4 : Statistik Penghantaran SMS Bulan

Jumlah PTJ telah laksana Unicenter pada 31/12/2009

1. JANM Kelantan 2. JANM Pahang 3. JANM Perlis 4. JANM Selangor 5. JANM Terengganu 6. JANM Cawangan Sibu 7. JANM Cawangan Sarikei 8. JPM 9. MOA 10. MOI 11. MOT 12. KDN 13. KKR 14. JANM Cawangan Sri Aman 15. JANM Kedah 16. KASTAM 17. JANM Pulau Pinang 18. Kementerian Pertahanan 19. Kementerian Pelajaran Malaysia JUMLAH KESELURUHAN

K E W A N G A N

eMaklum

Pelaksanaan Unicenter Service Desk telah diperluaskan ke PTJ pada Tahun 2009. Pengguna boleh mengunci masuk masalah berkenaan sistem secara online. Sehingga 31 Disember 2009, sebanyak 1,521 (46%) daripada 3,343 PTJ telah melaksanakan Unicenter Service Desk dan disasarkan keseluruhan 100% PTJ akan melaksanakan Unicenter Service Desk ini pada Tahun 2010. Status pelaksanaan Unicenter Service Desk adalah seperti di dalam Jadual 3. Jadual 3 : Status Pelaksanaan Unicenter Service Desk Bil.

D A N

149 203 98 151 169 67 35 45 31 14 11 43 36 38 191 50 100 30 60 1,521

Penghantaran SMS dari JANM ke DAPAT

Penghantaran SMS dari DAPAT ke TELCO

Mac

2,707

3,215

April

179,114

77,229

Mei

221,277

202,746

Jun

225,319

187,779

Julai

254,319

214,002

Ogos

239,990

259,926

September

266,329

252,756

Oktober

275,442

268,462

November

331,962

317,844

Disember

516,456

446,450

JUMLAH

2,512,915

2,230,409

JANM telah melakar sejarah apabila menerima anugerah Hebahan SMS terbanyak pada Jun 2009 oleh MAMPU. Notifikasi hebahan pembayaran EFT melalui SMS ini telah dilancarkan secara rasmi pada Sambutan Hari Inovasi dan Integriti Jabatan Akauntan Negara Malaysia pada 15 Oktober 2009. Penambahbaikan ke atas sistem laman web eMaklum telah dilaksanakan iaitu perubahan paparan hadapan laman web, paparan bilangan pelawat, pendaftaran secara online untuk syarikat dan organisasi sahaja serta kemudahan bantuan online. Usaha penambahbaikan yang berterusan ini telah banyak menyumbang kepada kecekapan Public Service Delivery kerajaan. Perubahan laman web eMaklum versi 2.0 telah dilaksanakan pada April 2009 dan sehingga Disember 2009, jumlah pendaftaran syarikat/organisasi adalah sebanyak 1,554 pendaftaran. Jumlah pendaftaran ini ditunjukkan seperti Jadual 5. Jadual 5 : Status Pendaftaran Syarikat/Organisasi Bulan

Lulus

Tolak

Pending

Jumlah Keseluruhan

April

125

75

2

202

Mei

125

121

4

250

Jun

107

75

-

182

Julai

108

94

-

202 161

Ogos

100

61

-

September

82

46

-

128

Oktober

79

48

-

127

November

90

46

-

136

Disember

105

61

-

166

JUMLAH

921

627

6

1,554

25 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

eTerimaan Pelaksanaan eTerimaan telah dilakukan bermula tahun 2008. Sehingga 31 Disember 2009, sebanyak 949 PTJ (28%) daripada 3,343 PTJ/Pusat Terimaan telah melaksanakan eTerimaan. Pelaksanaan eTerimaan akan dilaksanakan di keseluruhan PTJ/Pusat Terimaan. Status pelaksanaan eTerimaan adalah seperti di Jadual 6. Jadual 6 : Status Pelaksanaan eTerimaan bagi Tahun 2008 dan 2009 Bil.

Pejabat Perakaunan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.

JANM Johor JANM Kedah JANM Kelantan JANM Melaka JANM Negeri Sembilan JANM Pahang JANM Pulau Pinang JANM Perak JANM Perlis JANM Selangor JANM Terengganu JANM Putrajaya JANM Cawangan Labuan JANM Sabah JANM Cawangan Keningau JANM Cawangan Sandakan JANM Cawangan Tawau JANM Sarawak JANM Cawangan Sri Aman JANM Cawangan Sibu JANM Cawangan Miri JANM Cawangan Limbang JANM Cawangan Sarikei JANM Cawangan Kapit JANM Cawangan Bintulu MOA MINDEF MOE KASTAM MOH KDN KKR JPM MOI MOT JUMLAH KESELURUHAN

Jumlah PTJ/Pusat Terimaan laksana eTerimaan Pada Tahun 2008 3 3 3 3 3 4 3 3 3 7 3 8 3 3 3 3 2 3 3 4 3 4 4 3 10 23 3 3 0 3 3 3 4 3 5 144

Jumlah PTJ/Pusat Terimaan laksana eTerimaan Pada Tahun 2009

Peningkatan Pelaksanaan eTerimaan

23 22 41 39 20 45 24 125 27 66 44 54 17 13 4 8 9 56 33 33 15 16 14 3 13 29 9 23 3 14 21 31 27 20 8 949

20 19 38 36 17 41 21 122 22 59 41 46 14 10 1 5 7 53 30 29 12 12 10 0 3 6 6 20 3 11 18 28 23 17 5 805

Bengkel eSPKB dan eTerimaan Program Refresher Training eSPKB dan eTerimaan merupakan program yang diadakan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pegawai-pegawai Pejabat Perakaunan terutama yang terlibat secara langsung dalam memberi khidmat nasihat berkaitan sistem eSPKB dan eTerimaan kepada PTJ. Program yang dikendalikan oleh pegawai-pegawai EGAG ini terbuka kepada semua pegawai-pegawai di Pejabat Perakaunan yang memerlukan latihan berkaitan penggunaan eSPKB dan eTerimaan. Program Refresher Training ini menjadi aktiviti tahunan bagi EGAG. Pada Tahun 2009, dua sesi telah dilaksanakan iaitu pada 11–13 November 2009 dan pada 1 Disember 2009 bertempat di bilik Latihan EGAG. 26 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Sesi latihan di Makmal Latihan EGAG

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Bengkel Cadangan Revamp Sistem Perakaunan di PTJ

eSPKB sama ada secara langsung atau tidak langsung dalam usaha menambah baik sistem eSPKB sedia ada.

Bengkel Cadangan Revamp Sistem Perakaunan di PTJ tercetus daripada Mesyuarat Taklimat Revamp Proposal pada 5 November 2009 apabila pihak pengurusan atasan JANM telah memutuskan supaya diadakan satu kajian untuk menghasilkan satu sistem perakaunan yang lengkap bagi Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Memandangkan bengkel ini disertai oleh pegawai–pegawai yang mempunyai kepakaran dari segi operasi dan pihak yang berkepentingan, maka segala pandangan, komen dan cadangan daripada mereka amat penting untuk dijadikan asas kepada revamp yang akan dilaksanakan ke atas eSPKB. Ini menjadi kayu ukur agar revamp eSPKB dapat memenuhi peruntukan peraturan semasa serta menepati keperluan pengguna.

Bengkel ini telah diadakan di Selesa Beach Resort, Port Dickson pada 4 hingga 6 Disember 2009. Bengkel ini telah disertai oleh wakil-wakil daripada Pejabat Perakaunan, Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS), Bahagian Pengurusan Audit Dalam (BPAD), Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM), Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan (BPOC), Seksyen Khidmat Perunding (SKP) dan PTJ Kementerian. Bengkel ini diadakan bertujuan untuk mendapatkan maklum balas daripada pihak-pihak yang terlibat dengan aplikasi

Bagi mendapatkan maklum balas dan input tambahan mengenai cadangan revamp Sistem Perakaunan di PTJ, pihak EGAG telah menganjurkan Taklimat Cadangan Revamp Sistem Perakaunan di PTJ yang dijalankan mengikut zon. Taklimat ini disertai oleh wakil-wakil daripada PTJ terpilih di seluruh negara. Program taklimat ini dijalankan mengikut zon seperti di dalam Jadual 7.

Jadual 7 : Taklimat Cadangan Revamp Sistem Perakaunan di PTJ Zon

Pejabat Perakaunan/PTJ

Tempat

Tarikh

Sarawak

Kuching, Miri, Limbang, Sibu, Kapit, Bintulu

Park City Everly Hotel, Miri

21 & 22 Disember 2009

Sabah

Kota Kinabalu, Tawau, Sandakan, Keningau

Promenade Hotel, Kota Kinabalu

23 & 24 Disember 2009

Timur

Kelantan, Terengganu, Pahang

Sumai Hotel Apartment

28 & 29 Disember 2009

Selatan

Melaka, Johor, Negeri Sembilan

Hotel Seri Costa

29 & 30 Disember 2009

Utara

Pulau Pinang, Perak, Kedah, Perlis

Royal Penang Hotel

30 & 31 Disember 2009

Sesi perbincangan kumpulan

Ucapan Aluan oleh Pengarah EGAG

Peserta-peserta yang hadir

Sesi Perbincangan semasa Taklimat Revamp

27 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDARD KERAJAAN NEGERI (SPEKS) Sistem Perakaunan Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) adalah sistem perakaunan bersepadu yang dibangunkan untuk Kerajaan-Kerajaan Negeri di Semenanjung Malaysia. Sejak tahun 2003 sistem ini telah beroperasi di semua negeri yang terlibat. Pembangunan SPEKS masih memantau dan menambah baik sistem dari masa ke semasa yang bertujuan untuk menambah kecekapan pengurusan kewangan dan menyediakan kerajaan negeri ke era Kerajaan Elektronik.

i. ii. iii. iv. v.

Sepanjang tahun 2009 antara aktiviti yang telah dilaksanakan adalah :

Tujuan ePG dibangunkan oleh Kerajaan Negeri Melaka adalah untuk menambah baik sistem penyampaian perkhidmatan awam. ePG membenarkan pelbagai kaedah pembayaran oleh orang ramai bagi terimaan hasil dan terimaan bukan hasil boleh dilakukan secara atas talian. Pembangunan ini adalah selaras dengan hasrat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 2007 telah dikeluarkan pada 6 Ogos 2000. Pekeliling ini menerangkan peraturan mengenai kaedah pungutan hasil dan terimaan bukan hasil secara online bagi perkhidmatan yang dihoskan di laman web Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan.

Server pengkalan data Failover/server aplikasi Sistem penstoran, SAN Switch dan Tape Library Mengganti UPS Perkhidmatan instalasi perisian Oracle, SPEKS dan performance tuning.

b. Projek Gerbang Pembayaran Elektronik (Electronic Payment Gateway [ePG])

a. Penggantian Server Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu (JKP) Bilangan 2/2007 pada 18 Disember 2007, telah meluluskan Kertas Cadangan Untuk Menggantikan Server SPEKS Di Negeri. Penggantian ini adalah bagi tujuan menambahbaik prestasi perkakasan yang sedia ada sekali gus melancarkan operasi sistem SPEKS menjadi lebih optimum. Dengan penggantian ini ianya akan memberi kelebihan kepada sistem SPEKS dalam memberi perkhidmatan yang lebih efisien dan meningkatkan kepercayaan pengguna kepada operasi sistem seharian.

Negeri Melaka merupakan negeri pertama yang melaksanakan ePG bagi berintegrasi dengan SPEKS sebagai back-end sistem kewangan yang diguna pakai di semua Kerajaan Negeri kecuali di negeri Sabah dan Sarawak.

Server dan perkakasan yang telah berusia lebih dari 5 tahun dan telah dipakai dengan penggunaan yang heavy-duty ini telah mengalami kerosakan dan gangguan semasa operasi. Kos penyenggaraan dan caj tambahan yang bertambah dari masa ke semasa seiring dengan pertambahan usia perkakasan. Keadaan ini memberi kesan kepada operasi sistem SPEKS yang merupakan sistem yang agak kritikal kerana ianya melibatkan urusan dan operasi kewangan harian Kerajaan Negeri. Maka server yang baru adalah yang lebih berprestasi tinggi dan terkini bagi menampung keperluan semasa dan akan datang di sistem SPEKS. Server yang dipilih adalah mempunyai kapasiti yang besar, I/O yang fleksibel dan kapasiti storan dalaman juga besar. Ianya juga dapat mengambil kira perubahan dan pertambahan aplikasi yang diintegrasi dengan sistem SPEKS seperti Public Key Infrastructure (PKI) dan pertambahan pengguna dapat ditampung di masa akan datang. Komponen yang diambil kira dalam penggantian server ini adalah:

Projek ePG Kerajaan Negeri Melaka ini diketuai oleh Bendahari Negeri selaku Business Owner dan Pengarah BPTM selaku Pegawai Teknikal serta pihak Telekom Malaysia Berhad sebagai pembekal perkhidmatan yang bersepadu. Sebagai permulaan, projek pilot adalah digunakan bagi bayaran sewaan harta/bangunan Perbadanan Ketua Menteri dan bayaran ansuran rumah awam. Kemudahan ini adalah untuk menggalakkan dan memudahkan bayaran dilakukan oleh pengguna.

c. Modul Sistem Lejar Akaun Subsidiari (SLAS) Penambahbaikan Modul SLAS bagi berfungsi sepenuhnya dalam merekod dan menyenggarakan akaun-akaun pinjaman kakitangan Kerajaan Negeri, kakitangan Persekutuan yang berkhidmat di negeri, agensi dan Badan-badan Berkanun di dalam satu

28 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

i. Arahan Potongan Gaji, ii. Penyelesaian Tunggakan Akaun Pinjaman dengan menggandakan amaun potongan ansuran bulanan, iii. Penjadualan semula akaun pinjaman iaitu pengiraan semula akaun pinjaman, iv. Penutupan Akaun Pinjaman bagi membenarkan bayaran sekaligus dibuat oleh peminjam, v. Penyenggaraan Akaun Bayaran Balik Bagi Pesara dan Kakitangan Persekutuan.

sistem iaitu di Modul SLAS SPEKS. Sehubungan dengan itu kualiti dan kecekapan kerja dapat ditingkatkan bagi melaksanakan proses pinjaman dari mula proses permohonan, pendaftaran, bayaran, terimaan dan menyenggarakan rekod pinjaman dan penyediaan laporan. Modul SLAS bagi pinjaman perumahan merangkumi maklumat tambahan yang berkaitan iaitu maklumat dokumen gadaian dan perihal tanah dapat disimpan dan direkod bagi tujuan semakan status hak milik peminjam dan hal-hal perundangan hak milik tanah. Seterusnya sistem juga menyediakan kemudahan bagi :

d. Maklumat Pengurusan Kewangan (MIS)

e. Modul Pentadbir (Admin Module)

Kajian semula bagi Modul MIS adalah bagi memastikan SPEKS dapat menghasilkan Penyata Kewangan yang tepat. Masalah dalam penyediaan Penyata Kewangan SPEKS yang kurang tepat telah mendapat teguran dari pihak audit pada bulan Mei 2009 melalui Laporan Kajian Audit Terhadap SPEKS. Pengauditan ini bertujuan untuk menentukan pembangunan dan pengurusan SPEKS telah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta mencapai matlamat yang ditetapkan.

Di dalam Modul Pentadbiran, pihak Bendahari Negeri dikehendaki melakukan proses penutupan setiap penghujung hari. Proses ini bertujuan mengemaskini akaun dan Imbangan Duga dapat dilakukan oleh SPEKS. Kajian bagi penambahbaikan telah dilakukan dan pembentangan penemuan dan cadangannya kepada semua Bendahari Negeri telah diadakan semasa Mesyuarat AN/BN Bilangan 1/2009 di Tawau, Sabah. Tujuan penutupan harian secara automatik adalah mengelakkan dari tarikh cetakan Cek/Resit Perbendaharaan akan lebih awal daripada tarikh kelulusan Baucar Bayaran (BB)/Penyata Pemungut (PP). Manakala tujuan pelaksanaan konsep pos adalah bagi post maklumat bayaran/terimaan selepas Baucar Bayaran/Penyata Pemungut diluluskan supaya Imbangan Duga seimbang.

Teguran audit ini telah mendapat perhatian dari pihak pengurusan JANM, dan didapati terdapat tiga (3) sebab utama terjadinya masalah tersebut iaitu: i. Perbendaharaan Negeri tidak menggunakan semua modul SPEKS sepenuhnya. ii. Pembangunan SPEKS bagi modul SLAS yang belum stabil bagi memberikan maklumat yang tepat mengenai pinjaman kakitangan: dan iii. Terdapat sebahagian Penyata Kewangan seperti Penyata Penerimaan dan Pembayaran Wang Tunai yang masih belum lengkap dibangunkan.

Secara terperincinya dalam penambahbaikan SPEKS ini perlu : i. Menambah fungsi pos selepas kelulusan BB/PP dibuat dalam Modul Lejar AM. ii. Apabila PP diluluskan, sistem akan terus activate secara auto fungsi pos untuk cetak Resit Perbendaharaan. iii. Bila BB diluluskan sistem akan wujudkan dalam Payment Advice di mana transaksi ini akan rekod Debit Vot/Amanah dan Kredit Payment Advice. iv. Bila BB dipos sistem akan melakukan cetak cek/EFT dan digugurkan dari senarai Payment Advice iaitu Debit Payment Advice dan Kredit Bank.

Setelah masalah ini dikenalpasti, pihak pengurusan mengambil keputusan membuat kajian semula bagi semua Penyata Akaun Awam Negeri yang seragam untuk semua negeri. Kajian semula ini akan mengambil kira semua maklumat dalam penyediaan Akaun Awam Negeri iaitu Penyata A hingga Penyata F bagi tujuan pengauditan. Kajian ini dijangka dapat disiapkan pada tahun 2010.

29 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

terus ke Unit Pemantauan di SKP, dan lagi melalui sistem Helpdesk Unicenter yang beroperasi di JANM yang berkongsi bersama sistem EGAG dan sistem eSPKB. Antara objektif dan kebaikan sistem baru ini adalah :

v. Penutupan harian akan dilakukan secara automatik kecuali penutupan bulanan. Sekiranya BN memilih untuk tidak pos, Imbangan Duga bagi penutupan harian akan menunjukkan Payment Advice yang berbaki. Sistem akan mengingatkan BN untuk selesaikan Payment Advice sebelum melakukan penutupan bulanan.

a. Sistem ini dibangunkan secara web-based bagi memudahkan capaian dan boleh di input daripada mana-mana lokasi. b. Masa dapat dipendekkan dalam proses mengambil tindakan sesuatu masalah atau log masalah kerana pihak vendor boleh mengakses terus kepada sistem helpdesk. c. Data/maklumat dalam sistem ini tidak boleh dipinda oleh pihak vendor SPEKS dan hanya wakil helpdesk SKP yang boleh mengemaskinikan maklumat dan data sistem tersebut. d. Prestasi Module Owner Unit Pembangunan SPEKS boleh diukur bagi menentukan KPI dicapai atau tidak berdasarkan tempoh respon yang ditetapkan. e. Prestasi vendor juga boleh diukur bagi menentukan penyelesaian dapat dibuat dalam tempoh yang dipersetujui.

Kursus Berkaitan eSPKB Sebanyak 5 kursus/latihan/seminar telah dilaksanakan iaitu : a. Kursus Oracle Discoverer (25 – 29 Mei 2009) b. Kursus Training Of Trainer Modul Aset Alih (19-20 dan 21-22 Oktober 2009) c. Kursus Training Of Trainer Modul Gaji – PCB (29-29 September dan 30 September – 1 Oktober 2009) d. Kursus Ethical Hacking (26-30 Oktober 2009) e. Kursus dan Taklimat Training Of Trainer (TOT) Sistem Helpdesk (30 Disember 2009) Sistem Helpdesk Sistem Helpdesk baru yang dapat menampung laporan permasalahan Sistem SPEKS dari semua negeri. Sistem ini akan membolehkan pengguna SPEKS membuat aduan

Kehadiran ANM bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SPEKS Bilangan 1/2009 pada 13-14 Mei 2009 di Kuantan

ANM Menandatangani Plak Simbolik Penyerahan Perkakasan dan Perisian bagi Projek Penggantian Server SPEKS pada 15 Mei 2009 di Swiss Garden Resort and SPA, Kuantan

Penyerahan watikah peranan Penyenggaraan Perkakasan dan Perisian bagi Projek Penggantian Server SPEKS kepada Pegawai Kewangan Negeri pada 15 Mei 2009 di Swiss Garden Resort and SPA, Kuantan

30 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Gambar kenangan sempena Majlis Penyerahan Perkakasan dan Perisian bagi Projek Penggantian Server SPEKS pada 15 Mei 2009 di Swiss Garden Resort and SPA, Kuantan

Kursus Training Of Trainer (TOT) yang dijalankan di Makmal Latihan, Seksyen Khidmat Perunding, JANM

SISTEM PERAKAUNAN MIKRO (SPM) Pada tahun 2009 pelaksanaan SPM telah diperluaskan di beberapa PTJ melalui pengendalian bengkel dan taklimat di beberapa Kementerian dan Jabatan. Antara Kementerian/Jabatan yang terlibat adalah seperti di Jadual 8 di bawah: Jadual 8 : Kementerian/Jabatan yang Terlibat dengan Bengkel dan Taklimat SPM Bil.

Bengkel

Bil.

Taklimat

1.

Jabatan Perangkaan Malaysia

1.

Kementerian Kewangan

2.

Jabatan Pertanian

2.

Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN)

3.

Kementerian Pelajaran Malaysia

3.

Jabatan Pertanian

4.

Jabatan Kimia Malaysia

4.

Kementerian Pelajaran

5.

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

5.

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

31 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Beberapa taklimat dan kursus berkaitan SPM juga telah diadakan di IPN bagi Kursus Pra Penempatan, Induksi Umum, Khusus dan Kenegaraan untuk pegawai-pegawai JANM yang baru dilantik dan berkhidmat di pelbagai Jabatan dan Kementerian.

Oleh itu sistem ABC yang berasaskan Traditional Cost Accounting ini telah direka bentuk semula mengikut kaedah yang sebenar Sistem ABC dalam pengekosan output JANM dan seterusnya membentuk strategi pelaksanaan ABC ke seluruh JANM.

Pada tahun ini juga Kursus Training Of Trainers (TOT) SPM telah diadakan untuk pegawai-pegawai IPN dan INTAN. Kursus ini bertujuan untuk melatih pegawai-pegawai tersebut supaya kursus SPM boleh dikendalikan sendiri oleh IPN dan INTAN. Mulai akhir tahun 2009 IPN dan INTAN telah mengendalikan kursus SPM sendiri.

Untuk melaksanakan perubahan ini dan juga untuk memantapkan kefahaman serta meningkatkan kemahiran pegawai dan pengguna sistem ini, beberapa kursus dan taklimat telah diadakan seperti :a. Taklimat ABC – GFMAS oleh Syarikat TELITI b. Bengkel ABC anjuran bersama CIMA c. Bengkel Kajian Semula Output dan Aktiviti ABC-GFMAS untuk bahagian-bahagian dan JANM Negeri

ACTIVITY BASED COSTING (ABC)

Selain dari itu beberapa sesi simulasi telah diadakan untuk menguji kebolehan sistem dalam pengekosan aktiviti dan output JANM. Sistem ini dijangka akan dilaksanakan di peringkat JANM Ibu Pejabat, Pejabat Negeri dan Cawangan JANM di seluruh negara pada pertengahan tahun 2010.

Projek perintis untuk sistem ABC ini telah dilaksanakan mulai bulan Jun 2007 untuk Ibu Pejabat dan 3 Pejabat Negeri JANM iaitu Wilayah Persekutuan Putrajaya, Melaka dan Negeri Sembilan. Walau bagaimanapun modul ABC GFMAS ini semasa mula dibangunkan merupakan adaptasi dari SPM yang sedia ada iaitu kaedah pengekosan yang berasaskan Traditional Cost Accounting. Kaedah ini adalah pengiraan kos berdasarkan jumlah kos setiap kos objek dibahagikan dengan output bagi mendapatkan kos output seunit. Manakala pengiraan kos sebenar bagi ABC adalah kos aktiviti yang terlibat bagi menghasilkan output di setiap peringkat mengikut kadar yang tertentu. Pengiraan kos mengikut ABC sebenar dapat mengemukakan maklumat kos yang lebih tepat berasaskan aktiviti yang terlibat dalam menghasilkan sesuatu output.

Bengkel ABC anjuran bersama CIMA di Putrajaya International Convention Centre (PICC) pada 25 Mac 2009

Para peserta tekun menghadiri taklimat ABC-GFMAS

32 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

SISTEM PERAKAUNAN KERAJAAN NEGERI DAN AGENSI (SAGA) Di antara aktiviti utama yang dijalankan sepanjang tahun 2009 adalah seperti berikut : Penyerahan SAGA FASA 1 dan Anugerah Agensi Terbaik Pada 13 Mac 2009 telah berlangsung majlis penyerahan Projek SAGA Fasa I yang telah dirasmikan oleh Akauntan Negara Malaysia, Y. Bhg. Dato’ Mohd Salleh Bin Mahmud. Majlis diadakan bagi menandakan penyerahan SAGA kepada agensi dan mengiktiraf agensi yang berjaya dipilih sebagai penerima Anugerah Agensi Terbaik FASA I. Anugerah tersebut merupakan julung kali diadakan oleh JANM dalam mengiktiraf kejayaan pelaksanaan sistem perakaunan di agensi. Pelaksanaan SAGA FASA I telah bermula pada Jun 2005 dengan penyertaan 12 Badan Berkanun Persekutuan dengan fokus untuk memastikan agensi yang tidak mempunyai sistem perakaunan dapat memperolehnya agar dapat mengeluarkan penyata kewangan tepat pada masa yang ditetapkan selaras dengan PKPA Bilangan 1/2007. Dengan pelaksanaan sistem ini, agensi diharap dapat meningkatkan kecekapan, ketelusan, keselesaan dan kemudahan dalam penyediaan penyata kewangan. Selepas penyerahan projek, agensi dikehendaki menubuhkan Unit Sokongan SAGA sebagai helpdesk (unit bantuan) terhadap sistem dan Jawatankuasa SAGA Agensi (JASA) bagi mengendalikan hal berkaitan dengan SAGA. Wakil JANM akan menjadi ahli di dalam JASA yang akan memberi khidmat runding dan nasihat dalam Ucapan Alu-Aluan ANM sempena Majlis Penyerahan SAGA pembuatan keputusan. Selaras dengan hala tuju SAGA yang baru, setiap kementerian bagi agensi telah diberi tanggungjawab sebagai pemantau dengan penubuhan Jawatankuasa Pemantau SAGA yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian sendiri. Ini bagi memantau perjalanan SAGA serta kementerian akan turut terlibat dalam pembuatan keputusan mengenai SAGA. Majlis Penyerahan Projek SAGA FASA I ini telah diadakan di salah sebuah agensi FASA I iaitu Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM). Pada majlis tersebut, UTHM telah dipilih sebagai penerima anugerah agensi terbaik.

Penyerahan sijil penghargaan kepada agensi FASA I oleh ANM

Penyampaian Anugerah kepada UTHM sebagai Agensi Terbaik FASA I

33 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Mesyuarat Kemajuan SAGA Mesyuarat Kemajuan SAGA merupakan mesyuarat tahunan yang diadakan di antara agensi SAGA, JANM dan vendor sistem SAGA bagi membincangkan isu-isu sistem yang diketengahkan oleh agensi serta menyampaikan segala dasar yang telah diputuskan oleh JANM untuk dijadikan panduan dan digunakan oleh agensi. Mesyuarat telah diadakan di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) pada 12 Mac 2009 dan dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah SKP, Puan Wan Maheran binti Wan Abdullah. Agensi yang terbabit dalam mesyuarat ini adalah seperti berikut :

a. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) b. Universiti Malaysia Sabah (UMS) c. Maktab Kerjasama Malaysia (MKM) d. Lembaga Amanah Balai Seni Lukis Negara (BSLN) e. Lembaga Akreditasi Malaysia (MQA) f. Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran (PTPK) g. Lembaga Tembakau Negara (LTN) h. Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) i. Lembaga Kemajuan Kemubu (KADA) j. Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara (LPPKN) k. Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA) l. Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO)

Wakil agensi FASA I bersama wakil JANM pada Mesyuarat Kemajuan pada 12 Mac 2009 di UTHM

Antara perkara yang dibincangkan adalah berkenaan dasar 1 Bank dan 1 Akaun Utama di mana akaun utama tersebut hendaklah merangkumi akaun bayaran, terimaan dan EFT. Bagi isu EFT, JANM telah mengumumkan kos pelaksanaan adalah percuma dan semua agensi dikehendaki mengadakan perbincangan dengan pihak bank dan vendor bagi tujuan pelaksanaan.

34 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Pelaksanaan SAGA FASA IV Selaras dengan hala tuju baru, pelaksanaan SAGA telah dijalankan sepenuhnya oleh JANM tanpa melibatkan khidmat pakar runding. Proses perolehan telah bermula pada Mei 2009 dan Letter Of Acceptance (LOA) telah dikeluarkan kepada vendor yang berjaya pada 25 November 2009. Pelaksanaan FASA IV adalah selama 10 bulan dan dijangka selesai pada bulan September 2010.

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS) PELAKSANAAN HRMIS TAHUN 2009

Skrin Laman Portal HRMIS www.eghrmis.gov.my

Submodul Pengurusan Cuti (Cuti Online) JANM Pejabat Negeri dan Cawangan Peluasan pelaksanaan HRMIS ke semua Bahagian di Ibu Pejabat telah dilaksanakan secara berperingkat bermula dengan Bahagian perintis iaitu Pejabat Pengurusan Tertinggi, Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan (BPOC) dan 3 Pejabat JANM Negeri iaitu Negeri Sembilan, Melaka dan Selangor. Seterusnya kepada 7 Bahagian yang lain yang telah dikuatkuasakan sepenuhnya penggunaan submodul pengurusan cuti pada Tahun 2008. Pelaksanaan HRMIS pada tahun 2009 untuk pelaksanaan cuti online telah diperluaskan kepada 22 buah Pejabat JANM Negeri dan Cawangan dan telah menetapkan mulai 2 Mac 2009 dan 15 Julai 2009, semua permohonan cuti rehat boleh dijalankan secara atas talian melalui sistem HRMIS. Bagi memastikan pelaksanaan di peringkat negeri dan cawangan berjalan dengan lancar, beberapa sesi refresher course telah dijalankan sebelum kuat kuasa pelaksanaan secara roll-out mengikut zon-zon negeri seperti berikut: a. b. c. d. e. f. g.

Zon Zon Zon Zon Zon Zon Zon

Tengah Selatan Timur Utara Sarawak I Sarawak II Sabah

-

JANM Putrajaya JANM Johor JANM Kelantan, JANM Terengganu dan JANM Pahang JANM Pulau Pinang, JANM Perlis, JANM Perak dan JANM Kedah JANM Sarawak, JANM Sarikei, JANM Kapit dan JANM Sri Aman JANM Miri, JANM Bintulu, JANM Limbang dan JANM Sibu JANM Sabah, JANM Tawau, JANM Sandakan, JANM Keningau dan JANM Wilayah Persekutuan Labuan

35 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Submodul Perisytiharan Harta Selaras dengan Surat Edaran JPA(S)TT.7076 Klt 12/(96) bertarikh 16 Januari 2009 mengenai penggunaan borang perisytiharan harta melalui aplikasi HRMIS, maka fasa pelaksanaan seterusnya bagi Tahun 2009 adalah pelaksanaan submodul perisytiharan harta di semua JANM termasuk pejabat negeri dan cawangan yang telah mula menggunakan submodul tersebut mulai 16 Mei 2009. Submodul perisytiharan harta merupakan salah satu submodul di bawah Modul Pengurusan Rekod Peribadi aplikasi HRMIS. Submodul ini membolehkan pegawai perkhidmatan awam mengendalikan hal-hal pemilikan dan perisytiharan harta secara dalam talian melalui media elektronik. Maklumat yang dijana melalui pelaksanaan submodul ini adalah merupakan satu rekod yang sah dan boleh digunakan sebagai dokumen sokongan dalam melaksanakan sebarang urusan perkhidmatan. Perkara berkaitan perisytiharan harta dan pelaksanaan submodul ini adalah merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 serta Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008. Di dalam pelaksanaan di JANM, Unit Perkhidmatan Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan (BPPP) telah dilantik sebagai Pentadbir Perisytiharan Harta Pusat (Agency Asset Administrator) yang mana setiap bahagian dan pejabat negeri/cawangan juga telah dilantik urusetia dan pemaklum harta masing-masing bagi melengkapkan proses urusan perisytiharan harta pegawai. Pegawai-pegawai yang telah diberi kuasa dan peranan bagi modul berkaitan perlu memastikan kerahsiaan maklumat harta pegawai agar sentiasa dipelihara.

Pelaksanaan Integrasi HRMIS-GFMAS JANM Ibu Pejabat di bawah Pejabat Perakaunan JANMWPP adalah di antara agensi perintis yang telah dipilih bersamasama dengan 13 agensi lain di bawah Pejabat Perakaunan Jabatan Perdana Menteri (JPM) di dalam pelaksanaan Integrasi HRMIS-GFMAS. Sebanyak 7 pusat pembayar yang terlibat di dalam fasa perintis pelaksanaan ini iaitu: a.

2002 – Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan

b.

2018 – Bahagian Pengurusan Amanah dan Sekuriti

c.

2019 – Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

d.

2022 – Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan

e.

2024 – Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi

f.

2025 – Bahagian Pengurusan Audit Dalam

g.

2026 – Institut Perakaunan Negara

Sehubungan itu, pelaksanaan integrasi HRMIS-GFMAS di JANM telah dibahagikan kepada 2 peringkat pelaksanaan iaitu tanpa integrasi dan melalui integrasi. Peringkat pelaksanaan tanpa melibatkan integrasi ini telah dilaksanakan mulai 1 Disember 2009 di mana semua proses perubahan gaji disediakan secara online melalui submodul pengurusan saraan dan submodul pengurusan gaji melalui aplikasi HRMIS sahaja dan penghantaran dokumen masih secara manual kepada Pejabat Perakaunan untuk diproses. Kumpulan pengguna yang terlibat adalah Unit Perkhidmatan dan Unit Kewangan BPPP selaku Pentadbir Saraan (Kew.8) dan Pentadbir Gaji (SG20). Seterusnya, peringkat pelaksanaan melalui Integrasi HRMIS-GFMAS kini sedang dalam pelaksanaan dan mulai Tahun 2010, pelan pelaksanaannya akan lebih memberi fokus kepada proses perubahan gaji secara online sepenuhnya untuk proses pembayaran gaji bulan Mac 2010.

36 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

AKTIVITI DAN LATIHAN Sepanjang Tahun 2009, sebanyak 16 aktiviti berkaitan HRMIS yang meliputi latihan kerja, mesyuarat dan taklimat telah dijalankan seperti yang disenaraikan di Jadual 9 berikut:

Jadual 9 : Senarai Latihan Kerja, Mesyuarat dan Taklimat HRMIS Bil. 1.

Nama Aktiviti/Latihan Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasi HRMIS zon Selatan dan Tengah

Tarikh 5 Februari 2009

2.

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasi HRMIS zon Timur

4 dan 5 Februari 2009

3.

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasi HRMIS zon Utara (kecuali JANM Kedah)

11 dan 12 Februari 2009

4.

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasi HRMIS zon Sarawak I

17 dan 18 Februari 2009

5.

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasi HRMIS zon Sarawak II

17 dan 18 Februari 2009

6.

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasi zon Sabah

19 dan 20 Februari 2009

7.

Sesi Refresher course bagi submodul perisytiharan harta aplikasi untuk JANM Negeri Melaka, Selangor dan Negeri Sembilan

24 Februari 2009

8.

Taklimat Kerja Pelaksanaan Submodul Perisytiharan Harta Aplikasi HRMIS JANM (Ibu Pejabat)

9.

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasi untuk JANM Negeri Kedah

1 dan 2 Julai 2009

10.

Sesi pengemaskinian gambar JANM (Ibu Pejabat)

6 dan 7 Julai 2009

11.

Latihan kerja Submodul Pengurusan Saraan (Penyata Perubahan Gaji) Bilangan 1/2009

3 Ogos 2009

12.

Mesyuarat Pelaksanaan Submodul Pengurusan Saraan (Kew.8) dan Gaji (SG20) Aplikasi HRMIS Bilangan 1/2009

26 Ogos 2009

13.

Sesi Pemantauan JPA bagi Submodul Pengurusan Saraan (Kew.8)

20 Oktober 2009

14.

Taskforce Kemasukan Maklumat Umur Bersara JANM (Ibu Pejabat)

26 Oktober hingga 6 November 2009

15.

Sesi Pemantauan JPA bagi Submodul Pengurusan Saraan (Kew.8) dan Gaji (SG20)

25 November 2009

16.

Penghantaran Data Gambar Untuk Peralihan Terus ke HRMIS (Bagi CO Yang Belum Mengemaskini)

37 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

24 April 2009

3 Disember 2009

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Jadual 10 : Status Pengemaskinian Data Bilangan Pemilik Kompetensi

% Pengisian

Agama

2,720

98.16%

Bangsa

2,725

98.34%

Keturunan

2,732

98.59%

Status Uniform

2,755

99.42%

Jenis Darah

1,406

50.74%

Status Perkahwinan

2,771

100.00%

Gelaran

2,762

99.68%

Jantina

2,771

100.00%

Negara Kelahiran

2,760

99.60%

Negeri Kelahiran

2,764

99.75%

Kewarganegaraan

2,734

98.66%

Status Warganegara

2,771

100.00%

Status Bumiputera

2,672

96.43%

Nombor Sijil Lahir

2,472

89.21%

Tarikh Lahir

2,735

98.70%

Nombor Telefon Pejabat

2,508

90.51%

Gambar

1,814

65.46%

Pendidikan

1,833

66.15%

Bilangan Pengisian Maklumat

Purata Pengemaskinian

Jadual 11 : Status Pengemaskinian Profil Perkhidmatan Bilangan Pemilik Kompetensi

% Pengisian

Status Lantikan

2,728

98.45%

Skim Perkhidmatan

2,724

98.30%

Pihak Berkuasa Melantik

2,737

98.77%

Ketua Perkhidmatan

2,735

98.70%

Status Perkhidmatan

2,729

98.48%

Beban Perkhidmatan

2,733

98.63%

Asas Waktu Bekerja

2,733

98.63%

Status Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dalam Tempoh Percubaan

2,714

97.94%

Bilangan Pengisian Maklumat

94.04%

Tempoh Percubaan

809

89.99%

Status Berpencen

2,725

98.34%

Pihak Berkuasa Pencen

2,603

93.94%

Jenis Gaji

2,731

98.56%

Jenis Saraan

2,737

98.77%

Status Gaji

2,771

100.00%

Gred Gaji

2,737

98.77%

Matagaji

2,679

96.85%

Bulan Pergerakan Gaji

2,683

96.82%

Nilai Gandaan Gaji

2,636

95.13%

Bilangan Fail CO

2,549

91.99%

Bilangan Rekod Perkhidmatan

1,996

72.03%

Bilangan Pengisian Maklumat Umur Bersara

1,530

55.21%

Purata Pengemaskinian

38 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

899

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

94.22%

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Susulan daripada Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu HRMIS Bilangan 1 Tahun 2009 yang telah diadakan pada 2 Mac 2009 di Pusat Konvensyen Antarabangsa Putrajaya (PICC) telah memutuskan supaya pelaksanaan HRMIS dijadikan KPI kepada Ketua-ketua Jabatan Sektor Awam. Sehubungan dengan itu, status pengemaskinian data asas sehingga 31 Disember 2009 merupakan salah satu kriteria yang dinilai dalam pencapaian pelaksanaan HRMIS di agensi. Berikut dikemukakan status pengemaskinian data asas di Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) sehingga 31 Disember 2009 berdasarkan sumber dari pangkalan data HRMIS oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA):a. Pengurusan Rekod Peribadi - Jumlah bilangan pemilik kompetensi yang direkodkan = 2,771 b. Profil Perkhidmatan - Jumlah bilangan pemilik kompetensi yang direkodkan = 2,771

Statistik Penggunaan HRMIS di JANM Berdasarkan laporan statistik penggunaan HRMIS yang dikeluarkan di laman web Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) bagi 20 agensi utama yang menggunakan HRMIS, berikut adalah carta statistik penggunaan HRMIS di JANM bermula Januari 2009 sehingga Disember 2009:

Carta 3 : Statistik Penggunaan HRMIS di JANM Tahun 2009

39 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

K E M A J U A N

P E N G U R U S A N

P E R A K A U N A N

D A N

K E W A N G A N

Daripada laporan keseluruhan statistik bilangan pengguna dan jumlah penggunaan aplikasi HRMIS di JANM bermula daripada tahun pertama pelaksanaan, berikut ditunjukkan jadual perbandingan statistik bagi Tahun 2007, 2008 dan 2009 seperti di Jadual 12.

Jadual 12 : Perbandingan Bilangan Pengguna dan Jumlah Pengguna Login HRMIS Mengikut Tahun

Bilangan Pengguna

Jumlah Pengguna Login

2007

1,447

34,771

2008

1,714

81,078

2009

2,771

157,275

Tahun

40 L a p o r a n Ta h u n a n 2 0 0 9

Jabatan Akauntan Negara Malaysia